בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

על תיעוד וטפסים – או, איך תשיגו יותר מהטופס שלכם?

כריסטין האנון,

על תיעוד וטפסים – או, איך תשיגו יותר מהטופס שלכם?

כריסטין האנון,

בין אם החברה שלכם מייצרת מוצר, משווקת שירות, או עושה את שניהם, כל תקן שאתם מיישמים ידרוש ניהול של מידע מתועד. ובעוד אתם שומרים את המידע הנאגר בטפסים המלאים, כך שיהיה ניתן לאחזר ולבחון בו את הנתונים, ולהוכיח תאימות לתקן או לחקור בעיות… היתרונות שתקבלו מטפסים מתוכננים היטב, הרבה יותר משמעותיים ממה שנדמה..

בפוסט זה, נצלול לשיקולים העיקריים בבניית טפסים וניגע בחששות נפוצים. כמו כן, נתוודע לחלק מה"מלכודות" הממתינים לכם במערכות טפסים מבוססות תוכנה, כדי לוודא שאתם מספקים מענה מתאים לוולידציית התוכנה.

form design and automation softwareאם עדיין לא פגשתם את המונח "מידע מתועד", נחזור ונבהיר אותו בקצרה:

בעוד שגרסאות קודמות של ISO9001 דרשו נהלים ורשומות מתועדות, בגרסת 9001:2015 ISO מונחים אלה הוחלפו בהגדרה כללית הנקראת "מידע מתועד". השינוי מכוון לכך שניתן להציג מידע בדרכים מגוונות, ואין צורך ליצור מופע נוסף שלו אם הוא כבר קיים אצלכם במערכת הארגונית.

לדוגמא: אם התקן דורש מתן הוראות, סביר להניח שיהיה לכם נוהל, שילוט, או אמצעי אחר שדואג להעביר את המידע לאנשים. כאשר דרישה כוללת תיעוד לאירוע שהתרחש, זה יכלול טפסים מלאים ופרוטוקול. חשבו על פרוטוקול סקר ההנהלה או טופס פעולה מתקנת כשתי דוגמאות לכך.

שיקולים בעיצוב טפסים

מהו המידע הנדרש?
עבור כל טופס, בין אם הוא נדרש ספציפית במסגרת התקן, או חשוב לפעילות הארגון – עליכם לקבוע תחילה איזה מידע צריך לקלוט בו. לצורך כך חזרו למפת התהליך הכוללת שלכם ולנהלים, התקנים או דרישות הרגולציה הקשורים לטופס, במטרה לוודא שכל התשומות נלקחו בחשבון.

עבור תיעוד משלוחים למשל, יש עליכם לקלוט בטופס – היכן מתבצעת המסירה, ומה החומרים והכמויות שאמורים להתקבל במשלוח. אם אתם משווקים מכשור רפואי, עליכם גם לתעד מספרים סידוריים או מספרי מנות.

צורה, התאמה ותפקיד
פרסו לפניכם את הנחיות התוכן בסדר הגיוני. כלומר, הגיוני בהתאם לתהליך. עצבו את הטופס כך שיעקוב אחרי זרימת העבודה (Workflow). אם יש צורך באישור כדי להתקדם בין חלק 1 לחלק 2 של התהליך, מקמו את הבקשה לאישור בין שני הסעיפים, במקום לאסוף את כל החתימות בתחתית הטופס.

אם דרושים שני בודקים המאמתים את תוכן המשלוח ומצוינים בראשי תיבות, הוסיפו שני רווחים או חלקו לשני תיבות. הנקודה היא להפוך את הטופס לקל להשלמה וקל להערכה – "אי אפשר לשלוח את זה. אני צריך זוג עיניים נוספות על החבילה הזו" – קל ומהיר יהיה להבחין בפרט זה, כאשר אחד משני תיבות האימות ריק.

בין אם הטופס יהיה בסוף על נייר או שאתם יוצרים טופס ממוחשב, וודאו שהרווחים גדולים מספיק כך שהמידע יתאים בנוחות ובאופן ברור. אם מספר הזמנת הרכש כולל 12 ספרות, התיבה שמיקמתם בטופס תשקף זאת ותהיה רחבה יותר מאחת המיועדת למספר בן 3 ספרות. אחת הדרישות של מידע מתועד היא שיהיה קריא – תתפלאו לראות כמה טפסים לא מאפשרים זאת…

היזהרו מהוספת דרישות חדשות ה"מתנגשות" עם הבסיס העיצובי של הטופס. לדוגמה, אם נוהל הפעולה המתקנת שלכם מאפשר עבודה עם מגוון שיטות למציאת סיבת שורש, אבל עיצבתם את הטופס על בסיס מבנה עצם דג (fishbone) או 5-Whys אתם עשויים ליצור בלבול ובאופן לא מכוון גם בעיות תאימות לתקן.

אם זה חשוב או שימושי לכם להשתמש בגליונות עבודה נפרדים, בהם תאספו קלט מובנה מכל סוג, שמרו אותם כנפרדים וצרפו לטופס פעולה מתקנת. אם תהליך הרכישה שלכם דורש קבלת שלוש הצעות, שקלו לאפשר לאנשי המכירות לצרף את ההצעות הרלוונטיות של הספקים, ולא להזין מחדש את המידע לתוך טופס החברה. אלא אם כן, המידע על ההצעות מעובד באופן ייעודי בהמשך התהליך.

אם אתם משתמשים במערכת ERP / MRP עבור חלק או כל הפעולות שלכם, עיצוב הטופס יהיה כפוף לתוכנה (מיד נסקור את ההשלכות של השימוש בתוכנה). לעת עתה, פשוט חפשו כל מידע שעשוי שלא להיות מובנה. בצעו שינויי תוכנה או השתמשו ב"מערכות צד שלישי" להשלמות.

זה לא סוד שחברות גדולות רבות המשתמשות ב-SAP עובדות גם עם אקסל לצרכים מסוימים כחלק מהעסק. למשל, רשימת הספקים המאושרים שלכם לא מוטמעת במערכת ה-ERP, כי יתכן שלתהליך הערכת הספקים שלכם, באמצעות – מבדקים, פיילוט המורכב ממס' מנות וסקירות פיננסיות, אין ממש מקום במערכת ה-ERP.

טפסי נייר או טפסים ממוחשבים?

לצבור ניירת וודאי מרגיש לכם מיושן, אבל אם אתם ארגון מתחיל, זו עשויה להיות גישה הגיונית.. בשלב הראשוני ליישום מערכת ניהול איכות, או לשם העניין כל מערכת ניהול אחרת – מסמכים, נהלים וטפסים עוברים עדכונים רבים ותכופים. עם זאת, ברגע שארגון צובר לעצמו מס' חודשי עבודה וכמויות המידע הולכות וגדלות – ניהול הקבצים, אירגונם וניתוחם עשויים להפוך למאתגרים.. הנה מספר טיעונים בעד מעבר לעבודה עם רשומות אלקטרוניות:

תוכנה היא הדרך היחידה

הדרישות למידע מתועד – שיהיה קריא, זמין וניתן לשחזור, מקבלות מענה מלא בפתרון תוכנה לניהול טפסים, אם מדובר על אחסון המידע במסד הנתונים. אך ישנן גם סיבות טובות אחרות ללכת על פתרונות משרד ללא נייר (Paperless):

ניתוח נתונים
לא רק שניתנת לכם אפשרות גישה לכל רשומה ספציפית בקלות ומהירות, אלא אם נסתכל כמכלול, גישה להיסטוריית הרשומות יכולה להכיל עבורכם אוצרות אמיתיים כשמדובר במידע עסקי..

למשל: מערכות ממוחשבות, יכולות לנתח רשומות משנת ייצור שלמה, ולמצוא כי כל אי ההתאמות שהתגלו אצלכם באצוות יוצרו במכונה 17B, במשמרות הלילה שהתקיימו בימי חמישי ולשלוח לכם את המידע הזה באמצעות דחיפה.

דחיפת נתונים אחרת של קלט רשומות עשויה לגלות כי ספק מסוים מחמיץ מועדי אספקה ​​מובטחים כל סוף רבעון פיסקלי. בקיצור, רשומות אלקטרוניות הן מידע חי וזמין לניתוח ופרשנות.

פעולות מורכבות יותר, בפחות נייר
ניתן להפחית מורכבות באמצעות לכידת נתונים אוטומטית. לדוגמא: רשומות אצווה יכולים לכלול נתוני פינוי קו, אישורי תחילת עבודה, רשימת חומרי גלם עם מספרי מנות, מספר הפריטים שהונפקו, מספר המוצרים שיוצרו, מספר תתי הרכבות שנדחו ומוצרים מוגמרים.

באותו הקשר, טאבלט עשוי להיות כלי קל יותר לניהול מאשר נבירה ידנית בערימת טפסים…

קישוריות
אתם מתפעלים מערכת גדולה, המורכבת מתתי-מערכות המקיימות ביניהן אינטראקציה – החל מקבלת חומר הגלם באמצעות ייצור ושחרור, וכלה בחקירת תלונות לקוח.

מערכת תוכנה תאפשר לכם להבין תוך שעה מתי התקבלה מנה 45 F0S, כולל כל אצוות הייצור הקשורות אליה ומתי כל הלקוחות שלכם מקבלים את המוצר הסופי. כאשר יש בעיה, כל דקה יקרה, ולא ניתן לקבל פתרון שנותן לכם פחות מרשימה יסודית…

ובכל זאת, מה חיובי (או קל יותר ליישום) בפתרון טפסים על נייר?

החלטה להטמיע מערכת תוכנה מביאה עמה דרישות תאימות (ציות) נוספות לתקן, כך שראוי היטב לשקול את החלופות בין נייר לתוכנה. שקלו את הדברים הבאים, לא כגורם מרתיע, אלא כדי שתוכלו לקבל החלטה מושכלת ובעקבותיה – בניית תוכנית ציות ברורה.

השיקולים הבאים משמעותיים יותר כאשר ישנה גם השפעה על ציות משפטי – לדוגמה, אתם מיישמים  ISO 13485 ו-ISO 14001 (עמידה בתקנות מדינה, משולבות במערכת הניהול שלכם).

וולידציה (אימות)
תקן ISO 13485, תקן האיכות של מכשור רפואי, דורש כי יבוצע אימות תוכנה עבור תוכנות המשמשות אתכם לתמיכה בציות. האימות (וולידציה) תכלול מפרטים, פרוטוקולי אימות והוכחה כי התוכנה בה אתם משתמשים תואמת את המפרטים המצוינים. אלה יהיו רשומות חיוניות להדגמת התאימות. במידת האפשר, בקשו מספק התוכנה שלכם לספק חבילת אימות שתוכלו לבצע במערכת שלכם. זה יחסוך לכם זמן.

הגנת זהות
בתוכנה יש להגן על חתימות אלקטרוניות באופן חד-ערכי, כך שימנע מגורמים אחרים לבצע אישורי עבודה. הגנות סיסמאות, אימות רב-שלבי ונעילה אלקטרונית, הם מספר דוגמאות לשיטות בהם משתמשים כדי להבטיח את זהות המשתמש, כאשר ישנם אישורי תהליך הכלולים בטפסים. אישורים אלה יכולים לכלול הרשאה להמשיך בפרויקט פיתוח, אישור פעולה מתקנת ורבים אחרים – אז.. כדאי לוודא שאתם מוגנים.

יכולת אחזור נתונים לתקופות ארוכות
יש לוודא כי אפשר לאחזר רשומות על פי תקופת זמן מוגדרת. עבור מערכת ISO 9001 במתקן המספק מוצרים מתכלים, תקופה של 5 שנים לאחזור עשויה להתאים. במקרה אחר, עבור מכשיר רפואי המושתל בגופו של חולה, מדובר בתקופה היכולה להימשך לכל אורך חייו של פציינט – כלומר, יש לאפשר יכולת אחזור רשומות, למשך 50 שנה או יותר. וודאו כי התוכנה המשמשת ליצור ואחסון המידע תאפשר לגשת אליו בכל משך זמן זה..

במקרים יוצאי דופן אלה נהוג להשתמש במערכת אלקטרונית שמחזיקה מידע לניתוח הנתונים, תוך הדפסת עותקים בנייר כראיה לפעילות. דבר זה חל גם על קבצי העיצוב של המוצר, רשומות האצווה (ייצור) שלו, תוצאות הבדיקה ושחרור המוצר וכו'

שיקולים אלה, ברגע שילקחו בחשבון, יבטיחו את שלמות אסטרטגיית הציות שלכם.

משימות: קבעו אסטרטגיה עבור האחסון בטפסים (נייר, מערכת אלקטרונית או שילוב ביניהם) ותוכנית וולידציה אם נדרש. בזמן שאתם כותבים את הנהלים כך שיבטיחו עמידה ביעדים העסקיים, עצבו גם את תוכנית הטפסים.
כדי להתחיל ניתן גם להשתמש בסקיצות נייר עם עט או עיפרון, לפני שממש תתחילו בעיצוב הטפסים עצמם.

הוספת תגובה