בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

איך מודדים אפקטיביות הדרכה?

אמנון מרגלית,

איך מודדים אפקטיביות הדרכה?

אמנון מרגלית,

הדרכה היא מאבני היסוד של האיכות הניהולית. לא אחת תמצאו בתקן זה או אחר הנחיה להדרכה או אפילו חובת הדרכה כמו למשל בת"י 45001 מערכות ניהול בטיחות ובריאות בתעסוקה, שבו ההדרכה היא דרישת חובה.

ארגונים נוהגים לבצע "סקר הדרכה" קרוב לסוף תקופה כדי להגדיר מהן ההדרכות הנדרשות לתקופה הבאה אך, האם ההשקעה הדרושה בהדרכה באמת מניבה פירות או שבאנו לעשות V כדי לעמוד בתקן / נוהל / הנחיה אלו או אחרים?

במאמר זה נדון באפקטיביות ההדרכה בארגון – מי מודד, למה מודדים והכי חשוב – איך מודדים? מי שנחשב לאבי תורת הניהול, פיטר דרוקר, כבר אמר "אם אתה לא יכול למדוד את זה, אתה לא יכול לנהל את זה"


הגדרות ראשוניות – מחזיקי העניין, יצירת נקודת ייחוס

ראשית, עלינו להכיר את הנפשות הפועלות – קרי מחזיקי העניין. מי הם מחזיקי העניין בהדרכה שלנו? נמנה אותם: מזמין ההדרכה, מתאם ההדרכה, משתתפי ההדרכה, הממונים על משתתפי הדרכה, מבצע ההדרכה (הספק), לקוחות פנימיים בארגון, לקוחות חיצוניים של הארגון. ברור לנו כי מדידת אפקטיביות ההדרכה נוגעת לכל אחד ואחת ממחזיקי העניין.

עתה, כדי למדוד אפקטיביות או הצלחה של תהליך – חובה ליצור נקודת ייחוס (Base Line), ממנה אנו יוצאים ואליה נייחס את התוצאות והחישובים. בנקודה הייחוס, נרצה לדעת מה רמת הידע הנוכחית אצל המודרכים – בהקשר לנושאי ההדרכה הנמדדת, ומה השפעתה של רמת ידע זו על שאר מחזיקי העניין, ועל התהליך עצמו.

שלב 1: הגדרת הצורך

בשלב זה, נגדיר 5 שאלות במדד מדויק שאותן נשאל את אלו היוזמים או המזמינים את ההדרכה:

  1. דרג את חשיבות ההדרכה
    (מ 1 – "יהיה נחמד שהמועמדים ידעו את החומר", עד 5 – "הדרכת חובה חשובה")
  2. דרג את רמת הידע הממוצעת של המועמדים להדרכה בנושא המבוקש
    (מ 1 – "יודעים היטב את החומר", עד 5 – "אין ידע בכלל")
  3. דרג את השפעת הידע הנוכחי של המועמדים על התוצאות העסקיות
    (מ 1 – "אין השפעה כלל", עד 5 – "השפעה מכרעת")
  4. דרג את חשיבות הידע אצל המועמדים בעיני הלקוחות הפנימיים והחיצוניים כהשפעה על שביעות רצון לקוח
    (מ 1 – "אין חשיבות", עד 5 – "השפעה ישירה על שביעות רצון הלקוחות")
  5. דרג את סבירות וגודל ההשקעה הנדרשת כדי לקיים את ההדרכה
    (מ 1 – "השקעה גבוהה מאד יחסית לתוצאה המצופה", עד 5 – "השקעה נמוכה יחסית לתוצאה המצופה")

** יש לשים לב למדרג, שכן לא בכל שאלה "גרוע" = 1 ו"מעולה" = 5.
למשל בשאלה 2 דווקא ידע נרחב של החומר = ניקוד נמוך.

אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 15 ומטה, אין טעם לקיים את ההדרכה.
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 20 ומעלה, כדאי מאד לקיים את ההדרכה.
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא בין 16 ל- 19 יש לקיים חשיבה מחדש על כדאיות ההדרכה.

החלטנו לקיים את ההדרכה, בחרנו ספק והשקענו בתשתיות הולמות.

שלב 2: משוב

המדידה הבאה תתבצע מיד או קרוב ככל האפשר לסיום ההדרכה. הפעם, נשאל את משתתפי ההדרכה.
ואלו השאלות המומלצות:

  1. דרג את חשיבות ההדרכה
    (מ 1 – "הדרכה נחמדה ומרחיבה אופקים", עד 5 – "הדרכת חובה חשובה")
  2. דרג את רמת הידע הממוצעת שלך בנושא הנלמד עם סיום ההדרכה
    (מ 1 – " לא הוסיף לי ידע כלל ", עד 5 – "יודע היטב את החומר")
  3. מהי לדעתך השפעת הידע שרכשת על התוצאות העסקיות של הארגון
    (מ 1 – "לא תהיה השפעה כלל", עד 5 – "השפעה מכרעת")
  4. מהי לדעתך רמת שיפור שביעות רצון לקוחותיך הפנימיים וחיצוניים כתוצאה מהידע שרכשת
    (מ 1 – "אין השפעה ", עד 5 – "השפעה ישירה על שביעות רצון הלקוחות")
  5. האם הצדיקה השקעת שעות העבודה וההשקעה הכספית של הארגון בהדרכה את הידע שרכשת
    (מ 1 – "השקעה גבוהה מאד יחסית לתוצאה שהתקבלה", עד 5 – "השקעה נמוכה יחסית לתוצאה שהתקבלה")

תוך כדי כך שלוקחים בחשבון שמשתתפי הדרכות מגיבים בד"כ בהתלהבות מיד בסוף ההדרכות הרי שאם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 20 ומטה, לא היה טעם לקיים את ההדרכה.
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 20 ומעלה, כדאי היה לקיים את ההדרכה.

המדידה הבאה תתבצע 3 חודשים לאחר ההדרכה ובה שוב נשאל את משתתפי ההדרכה את אותן שאלות בדיוק שנשאלו בשלב הקודם. הפעם ניקח בחשבון שההתלהבות עברה ומשתתפי ההדרכה ירדו לקרקע המציאות ולכן:
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 15 ומטה, לא היה טעם לקיים את ההדרכה.
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא 20 ומעלה, כדאי היה לקיים את ההדרכה.
אם התוצאה המשוקללת של כל השאלות הנ"ל היא בין 16 ל- 19 יש לקיים חשיבה מחדש על כדאיות ההדרכה בפעם הבאה.

שלב 3: השוואה והבנת אפקטיביות

הגענו לשלב המדידה הסופי המצביע באמת על אפקטיביות ההדרכה והוא שלב ההשוואה בין נקודת הייחוס (Base Line) לתוצאות האמת של ההדרכה.
אנו פונים לממונים של משתתפי ההדרכה ושואלים אותם:

  1. דרג את חשיבות ההדרכה בדיעבד
    (מ 1 – "יהיה נחמד שהמועמדים ידעו את החומר" ועד 5 – "הדרכת חובה חשובה")
  2. דרג את רמת הידע הממוצעת של המועמדים להדרכה בנושא המבוקש לאחר ההדרכה
    (מ 1 – "אין ידע בכלל" ועד 5 –"יודעים היטב את החומר")
  3. דרג את השפעת הידע הנוכחי של המועמדים על התוצאות העסקיות
    (מ 1 – "אין השפעה כלל", עד 5 "השפעה מכרעת")
  4. דרג את חשיבות הידע הנוכחי אצל המועמדים בעיני הלקוחות הפנימיים והחיצוניים כהשפעה על שביעות רצון לקוח
    (מ 1 – "אין חשיבות" עד 5 "השפעה ישירה על שביעות רצון הלקוחות")
  5. דרג את סבירות וגודל ההשקעה שנדרשה כדי לקיים את ההדרכה יחסית לתוצאה שהתקבלה
    (מ 1 – "השקעה גבוהה מאד יחסית לתוצאה המצופה" עד ל-5 " השקעה נמוכה יחסית לתוצאה המצופה")

אם התוצאה המשוקללת יחסית למדידה הראשונית עלתה לפחות ב 15%  – הרי לנו הדרכה אפקטיבית.

במדדים אלו בחנו את השפעת אפקטיביות ההדרכה על כל מחזיקי העניין חוץ ממבצע ההדרכה (הספק). לגבי מבצע ההדרכה ניתן "לחתוך" את הצלחתו ועמידתו במטרות על ידי השוואת המענה לשאלה 2 (דרג את רמת הידע הממוצעת של המועמדים להדרכה בנושא המבוקש) לפני ואחרי ההדרכה (שלב ראשון ושלב אחרון בשיטה המוצעת).

מודל המדידה

לסיכום, המאמר מציע תהליך מדידה הלכה למעשה של אפקטיביות ההדרכה בדרך די דומה למודל  Kirkpatrick הידוע תוך אפיון ותוספת של הגדרת נקודת ייחוס (Base Line) החסרה לדעתי במודל הנ"ל וכך אינו מאפשר מדידה השוואתית מדויקת לאפקטיביות ההדרכה.


הכנו עבורכם מסמך עזר עם שאלונים למדידת אפקטיביות הדרכה. תוכלו להשתמש במסמך כבסיס, ולהוסיף לו שאלות אדמיניסטרטיביות כגון: מדידת שביעות רצון המשתתפים על שעות ההדרכה, כיתת הדרכה ושביעות רצון אישית מהעברת החומר ורמת התרגול כשאלות ספציפיות לארגון המזמין את ההדרכה.



משימות:
כדי לבחון את יעילות התהליך המוצע, בצעו אימות  "על יבש":

  1. קחו הדרכה שבוצעה בעבר והאפקטיביות שלה מוכחת, נשתמש בה כדוגמא
  2. בצעו סיעור מוחות וענו על השאלונים שקיבלתם מאיתנו "כאילו" אתם נמצאים בשלבים שבהם יש לבצע מדידה
  3. בדקו אם התוצאה שתקבלו עונה על המצב בשטח.
  4. אמצו את התהליך לבדיקת אפקטיביות ההדרכה.

תגובות

הוספת תגובה