בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

איך כותבים נוהל הדרכה והכשרת עובדים

הגר סער סיוון,

איך כותבים נוהל הדרכה והכשרת עובדים

הגר סער סיוון,

להכשרת עובדים יש תרומה משמעותית בדרך להשגת היעדים האירגוניים. כשניגשים לכתיבת נוהל זה יש לזכור כי הוא ישפיע על כל מחלקות האירגון, ויישומו תלוי במידה רבה בשיתוף פעולה חוצה אירגון. לכן, האתגר העיקרי בכתיבתו הוא אפיון מדויק של תחומי האחריות של ההדרכה וההכשרה, באופן שיבטיח שיתוף פעולה מיטבי בין כל השותפים בתהליך.

נוהל זה יגדיר באופן ברור:
– מי אחראי לניהול תחום ההדרכה באירגון
– אחריות מנהלים ליישום תוכנית ההדרכה במחלקות
– אחריות אישית של העובד על ביצוע ההדרכות שלו
– מי אחראי לתיעוד ההדרכות
– מי אחראי לבקרה
– תהליך הכשרת עובד חדש

אתגרים בצד ניהול ההדרכה

  1. לאפיין את צרכי ההדרכה העדכניים של הארגון ולתרגם אותם לתוכנית הדרכה שנתית –
    אפיון צרכי ההדרכה יתבסס בדרך כלל על: דרישות רגולטוריות, דרישות לקוח, מסקנות מניהול סיכונים, ניתוח גורמים לתלונות וכשלים, והחלטות הנהלה. האפיון יתורגם למבנה של תוכנית שנתית, כפי שיוסבר בהמשך.
  2. ליצור מחויבות מנהלים ליישום תוכנית ההדרכה במחלקתם – שיתוף פעולה של מנהלים מתוך הבנת חשיבות ההכשרה מהווה תנאי הכרחי להטמעת תוכנית הדרכה באירגון.
  3. הכשרת מדריכים / חונכים – איך יוכשרו עובדים בעלי ידע וניסיון בתחום הרלוונטי בעלי יכולת ורצון ללמד ולחנוך עובדים חדשים.
  4. אספקת משאבי הדרכה הקצאת זמן: של עובדים ומנהלים הוא דבר מאתגר, כאשר כ-ו-ל-ם עסוקים והתוצאה השכיחה היא שהדרכות מתעכבות ונדחות שוב ושוב, או לחילופין מתבצעות במהירות ובשטחיות כדי לסמן √.
    הקצאת מקום וציוד: חדר הדרכה מצויד, עמדות מחשב בכמות מתאימה לביצוע הדרכות עובדים חדשים, עם גישה לחומרי ההדרכה.
  5. רלוונטיות חומרי ההדרכה: לאחר השקעת משאבים ראשונית בהכנת מסמכים, מצגות ולומדות להדרכה, על הארגון לסקור ולעדכן את חומרי ההדרכה תקופתית, על מנת שלא יהפכו ללא רלוונטיים.
    כיוון שהתהליכים והדרישות משתנים בקצב מהיר, על חומרי ההדרכה להתעדכן בהתאם. ניתן להתמודד עם אתגר השינויים המהירים באמצעות הכנסת עזרי הדרכה במקומות שצופים שהעובדים יזדקקו להם בזמן ביצוע המשימות (לדוגמה: מקשי "עזרה", הכנסת קישור לסרטוני הדגמה או לתרשימי תהליך בכלים המיחשוביים בהם מתבצעת העבודה)

training procedureדרישות הדרכה והכשרה בתקני ISO

תקן מערכות ניהול איכות 9001:2015 ISO מציין כי לכשירות של עובדים יש השפעה על הביצועים והאפקטיביות של מערכת ניהול האיכות. התקן מפרט 3 שיטות להקניית כשירות: השכלה, הדרכה או נסיון. פעילות ההדרכה מוצגת כפעילות שניתן ליישם באירגון כדי להכשיר עובדים, אך אין בתקן זה דרישה לבצע הדרכה.

בתקנים בהם מופיעה דרישה מפורשת לבצע הדרכה, הדבר נובע בד"כ מהצורך לעמוד בדרישות חוק רלוונטית לתחום בו עוסק התקן. לדוגמה, בתקן 18001 – מערכות ניהול בטיחות ובריאות בתעסוקה, יש דרישה לכלול בהדרכת העובדים מסירת מידע על גורמי הסיכון אליהם העובדים נחשפים ודרכי ההתגוננות מפניהם.

גם תקן 18001 מתייחס לכשירות של עובדים, המבוססת על השכלה, הכשרה או ניסיון מתאימים. עם זאת, התקן גם דורש מהאירגון לזהות צרכי הדרכה והכשרה בקשר לסיכונים בתחום הבטיחות והבריאות בתעסוקה ולתת להם מענה.

מה צריך לכלול נוהל הדרכה והכשרת עובדים

הנוהל צריך לתאר תהליך להכשרה אפקטיבית של עובדים באופן שתומך ביעדי האירגון. כדי לעשות זאת, נכלול בנוהל התייחסות לנושאים הבאים:

  • תיאור תחומי אחריות וקשרי גומלין בתחום ההדרכה וההכשרה
    הנוהל יגדיר מי מנהל את תחום ההדרכה בארגון ומה נכלל בתחום אחריותו, איך מתבטאת אחריות המנהלים ליישום תוכנית ההדרכה במחלקות, מי אחראי לביצוע ושיטת תיעוד ההדרכות, מה הם קשרי הגומלין בין הגורמים האחראים לכל תחום ומי מבצע את הבקרה על התהליך. מנהל תחום ההדרכה בארגון יכול להשתייך למשאבי אנוש או למחלקה אחרת, בהתאם להחלטת ההנהלה.מנהל ההדרכה אחראי לאפיון צרכי הדרכה אירגוניים ובניית תוכנית הדרכה שנתית (בסיוע מומחי תוכן ומנהלים באירגון), לניהול תקציב הדרכה והקצאת משאבי הדרכה, הכנת חומרי הדרכה (בסיוע מומחי תוכן), קביעת מדדים לעמידה בתוכנית ולאפקטיביות ההדרכה, ושיקוף עמידה ביעדים אלה למנהלים ולהנהלה הבכירה.מנהלי המחלקות אחראים ליישום תוכניות ההדרכה במחלקותיהם ולשמירת תיעוד ביצוע ההדרכות. במידה ועובד שנדרש לעבור הדרכה לא השתתף בה, באחריות המנהל לעקוב אחרי השלמת ההדרכה על ידי העובד.מחלקת אבטחת איכות אחראית לבדוק, במסגרת תוכנית המבדקים פנימיים, את יישום תוכנית ההדרכה באירגון, לנתח את אפקטיביות ההדרכה ולהציג את הממצאים בסקר הנהלה.

training plan

  • תוכנית הדרכה שנתית
    לקראת סוף שנה קלנדרית יבצע מנהל הדרכה אפיון צרכי הדרכה לאירגון עבור השנה הבאה, בשיתוף מומחי תוכן (ממונה בטיחות, מנהל אבטחת איכות, מנהלי מחלקות / אגפים ונוספים לפי הצורך). בהתאם לאפיון זה תקצה ההנהלה תקציב להדרכה, ומנהל הדרכה יכין תוכנית הדרכה שנתית.הבסיס לתוכנית הוא מטריצה המפרטת נושאי הדרכה, קהלי יעד (לפי מחלקות, תפקידים), מדריכים ומשאבים נדרשים. מומלץ לסמן בתוכנית אילו הדרכות הן בגדר חובה רגולטורית (לדוגמה: הדרכות בטיחות).
    דוגמה לפורמט תוכנית הדרכה:

    נושא 8

    מדריך:
    משאבים

    נושא 7

    מדריך:
    משאבים

    נושא 6

    מדריך:
    משאבים

    נושא 5

    מדריך:
    משאבים

    נושא 4

    מדריך:
    משאבים

    נושא 3

    מדריך:
    משאבים

    נושא 2

    מדריך:

    משאבים

    נושא 1

    מדריך:

    משאבים:

    תפקידים/מחלקות

    XX

    חברי הנהלה

    X

    כלל העובדים

    XXX

    מנהל יצור

    XX

    עובד יצור

    XX

    מנהל מעבדה

    X

    עובד מעבדה

    X

    XX

    עובד שיווק

    XX

    X

    X

    לאחר מילוי המטריצה פורסים את ההדרכות המתוכננות על פני 12 חודשי השנה.
    אחת לחודש (או לתקופה אחרת שיגדיר האירגון) כדאי לבחון את סטטוס ביצוע ההדרכות מול התוכנית, ולהעביר את הנתונים למנהלים ולידיעת ההנהלה. בקרה תקופתית על סטטוס ביצוע התוכנית תסייע במניעת מצב של דחיית כל ההדרכות לחודש האחרון בשנה.

    הערה
    : כאשר יתבצע עדכון נוהל או כניסת נוהל חדש לתוקף – ההדרכה על נוהל זה תתווסף לתוכנית השנתית.

  • הכשרת עובד חדש
    הנוהל יפרט תהליך להכשרת עובד חדש לתפקידו, לפי לוח זמנים מובנה.
    הכשרת עובד צריכה לכלול הדרכות בנושאים כלליים (איכות, בטיחות ועוד), חניכה לתפקיד על ידי עובד ותיק, קריאת חומרי עזר ועוד. בנוסף להכשרה לתפקידו הספציפי, חשוב לספק לעובד החדש תמונה רחבה יותר על האירגון, על התהליכים בו ואיך משתלב תפקידו בתמונה הכוללת. יש חשיבות רבה להבנה של העובד להשפעות של איכות עבודתו על איכות המוצר/ השירות. מוצע להקצות חונך לעובד חדש מתוך המחלקה אליה הוא מגיע, על מנת שילווה אותו בתהליך ההכשרה ובשלבים הראשוניים של כניסה לאירגון.
  • תיעוד ביצוע הדרכות ומעקב יישום תוכנית הדרכה
    מומלץ לנהל את המעקב אחר ביצוע ההדרכות ברמת המחלקה, כדי לחבר את המנהלים לנושא. מנהלי המחלקות יעבירו את המידע למנהל הדרכה, לצורך בדיקת יישום תקופתית של תוכנית ההדרכה. הנתונים יוצגו בסקר הנהלה. באירגונים שהטמיעו תוכנה לניהול הדרכות, המנהלים מקבלים דוחות לסטטוס ביצוע הדרכות במחלקתם והבקרה הטכנית פשוטה בהרבה.
  • בדיקת אפקטיביות הדרכה
    אפקטיביות ההדרכות ניתן לבדוק באמצעות מבחנים (בעל-פה או בכתב), משובים, תישאול עובדים, ביצוע תצפית של מנהל למשך תקופה לאחר ההדרכה, או באמצעות סקרי ביצועים. יש להכניס לתכנון ההדרכה מראש את בדיקת האפקטיביות. מנהל הדרכה ירכז את הנתונים של בדיקות האפקטיביות מהדרכות כלל העובדים.

משימות:
1. בצעו אפיון צרכי הדרכה לאירגון שלכם.
2. הכניסו את האפיון לפורמט מטריצה של תוכנית הדרכה שנתית.
3. קיבעו מועדים לבדיקת מעקב התקדמות בביצוע התוכנית.

תגובות

הוספת תגובה