בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

החשיבות של סטנדרטיזציה של נהלים עבור תאגידים רב לאומיים

ירון פלח

החשיבות של סטנדרטיזציה של נהלים עבור תאגידים רב לאומיים

ירון פלח

הקמת מערכת נהלים יכולה לסייע בשימור לקוחות קיימים תוך ייעול הצמיחה והרחבת הפעילות. לקוחות חוזרים אם יש להם אמון בעקביות של מוצרים ושירותים המוצעים על ידי חברה. עבור תאגידים רב לאומיים (תאגידים הפועלים ביותר ממדינה אחת), עקביות היא הכרחית.

היכולת של תאגידים ליצור ולתחזק נהלים ותקני איכות בצורה עדכנית בכל אתרי החברה היא קריטית. גישה למערכת מרוכזת של תקנים, נהלים והוראות עבודה לעובדים מבטלת את אי הוודאות לגבי אופן השלמת המשימות והשגת תוצאות איכותיות ביותר. הצוותים בכל אחד ממתקני החברה צריכים להיות מסוגלים להפיק תוצאה עקבית על ידי ביצוע הנחיות מתועדות בין אם הם עובדים במטה החברה או ברצפת ייצור מקומית. תיעוד נהלים מציע היתרונות הבאים עבור תאגידים רב לאומיים:

  • הבטחת היכולת לספק לשווקים מוצר או שירות באיכות גבוהה באופן עקבי מכל אתר של החברה (דבר המאפשר לתאגידים רב לאומיים להישאר תחרותיים),
  • קידום חוסן ארגוני ויכולת החברה לעמוד בפני שיבושים גדולים בשרשרת האספקה, ​​כגון אסונות טבע ,על ידי שימוש באתרים חלופיים למילוי הזמנות בצורה חלקה.
  • ייעול היכולת לשתף שינויים ושיפורים שנעשו באתר בודד כלשהו לרוחב כל פעילות החברה במהירות ובקלות.
  • שיפור היעילות באמצעות הגברת תהליכי דיוק.

חלק מהאתגרים הייחודיים איתם מתמודדים ארגונים רב-לאומיים כולל:

  • מחסומי שפה וביטויים תלויי אזור
  • מדיניות חוץ, רגולציה ותאימות
  • הבדלי תרבות ושוק
  • תקני מדידה (מטרי לעומת אימפריאלי)
  • שעות עבודה והבדלי אזורי זמן

אתגרים אלו עלולים להוות מכשול עבור ארגונים רב לאומיים הפועלים להשגת יעדיהם.

מחסומי שפה וביטויים תלויי אזור

חשוב לזהות את המונחים והמושגים הייחודיים לתעשייה ולשוק שהארגון משרת. יש לשקול מינוחים ספציפיים לתעשייה, שמות מוצרים ושירותים ולהסכים על המינוחים המתאימים ביותר. ברגע שהושגה הסכמה על המינוחים יש להתיחס אליהם כקובעים. שימוש בטרמינולוגיה עקבית במדיניות, נהלים, מדיה חברתית, הוראות עבודה, טפסים ותוכניות הדרכה יוצרת שפה ארגונית משותפת הן לצוות הפנימי והן ללקוחות חיצוניים.

לתאגידים עם פעילות במספר מדינות יהיו לקוחות ועובדים שאינם דוברים את אותה השפה. אנגלית עשויה להיות מדוברת ומובנת על ידי הרוב, אבל זה ישתנה מאדם לאדם. בעת כתיבת נהלים, מומלץ שההצהרות יהיו קצרות וישירות. יש להתייחס למשוב המתקבל מלקוחות ומעובדים לגבי מונחים מבלבלים, לעדכן בהקדם ולשתף את עם המשתמשים במהירות האפשרית.

מדיניות חוץ, תקנות וציות

עבור חברות המרחיבות פעילות לשווקים חדשים במדינות שונות, זיהוי שׁוֹנוּת במדיניות ובתקנות הבינלאומיות הוא המפתח להצלחת הארגון בטווח הארוך. הבנת תקנות אלו ועדכון נהלים קיימים כדי להבטיח עמידה מתמשכת בכל החוקים והתקנות החלים בשוק הקיים והחדש הן קריטיות. חברות שעושות את המאמץ לתקנן שיטות עבודה כדי להבטיח עמידה ברמה הגבוהה ביותר של תקנים בינלאומיים מוכרים (בכל מקום שבו הן מנהלות עסקים) מפגינות את מחויבות הארגון לקיימות.

התקנות הקשורות לנוהלי מסחר, סביבה ובריאות ובטיחות משתנות ממדינה למדינה. חיזוק תקני הבטיחות והתאימות בקרב העובדים והפגנת שמירה על איכות הסביבה שווים את ההשקעה הנדרשת. אלו גורמים חשובים התומכים בצמיחה, מפחיתים בזבוז ומושכים לקוחות חדשים. שיפור עקביות ויעילות תפעולית יכולים גם להביא להפחתת עלויות. כסף שנחסך יכול להיות מושקע בחזרה בעסק.

הבדלי תרבות ושוק

ארגונים המנהלים עסקים בשווקים בינלאומיים מתקשרים עם לקוחות ועובדים מרקע תרבותי מגוון. פיתוח נהלים בעלי אוריינות תרבותית יכול לשפר את התקשורת, הפרודוקטיביות והאחדות במקום העבודה. בדומה לגישה שננקטה לטיפול בהשפעה של מחסומי שפה, מומלץ ניסוח פשוט ותמציתי בתיעוד. כאשר עובדים עובדים ישירות עם לקוחות ועמיתים מתרבויות אחרות, זה יעזור להבטיח שלא יהיו אי הבנות או טעויות. זה גם יקדם את התוצאות הטובות ביותר של איכות המוצר והשירות מכיוון שהתהליך מוגדר בצורה שמובנת ומתקבלת היטב על פני גבולות בינלאומיים.

תקני מדידה

התייחסות לממדים בתכנון, עיבוד הזמנות ונהלי שירות ואספקה, הבטחת דיוק בהמרות בין מערכות מטריות יכולה להוות אתגר עבור ארגונים רב לאומיים. מידות לא מדויקות עלולות להוות בעיות איכות ובטיחות לעובדים וללקוחות.

ארגונים צריכים לשקול לכלול המרות או מתודולוגיית המרה בתיעוד, כך שלקוחות ועובדים יוכלו להבין וליישם בקלות ממדים מדויקים באמצעות תקני המדידה שהם מזהים כנפוצים באזור או במדינה שלהם.

שימוש במערכת ניהול מסמכים המאפשרת לחברה לשלב תבניות ולהמיר הפניות למדידה בצורה נוחה בהתאם למיקום הצופה יהיה אידיאלי.

הבדלי שעות עבודה / אזורי זמן

תאגידים רב לאומיים מתמודדים גם עם האתגר של זמינות משאבים בין מיקומים כדי להגיב לשאלות של לקוחות ועובדים במיקומים עם אזורי זמן משתנים. פיתוח תיאורי מוצרים ושירותים מפורטים, נהלים והוראות עבודה והנגשתם ללקוחות ולעובדים בכל עת יכולים להיות מפתח להמשך הצמיחה והתרחבות של תאגיד רב לאומי. ביסוס סטנדרטיזציה וקלות הגישה לנוהלים מתועדים יקלו גם על ההצטרפות וההכשרה של חברי צוות חדשים בכל המדינות שבהן פועלת החברה.

סיכום

סטנדרטיזציה של מדיניות ונהלים ארגוניים מבטיחה עקביות באיכות המוצרים והשירותים. מתן עקביות בתוצרים באיכות גבוהה מעבר לגבולות בינלאומיים מקדם את אמון הלקוחות והאמון בארגון.

עקביות הוכחה גם כמפתח להצלחה עבור תאגידים רב לאומיים גדולים רבים. מיקרוסופט, אפל וסטארבקס הן דוגמאות מצוינות. לקוחות יודעים למה לצפות בכל פעם שהם מקיימים אינטראקציה עם עסקים אלה. אם ציפיות הלקוחות גבוהות וחברה עומדת בציפיות אלו בעקביות, החברה מפתחת בסיס לקוחות נאמן. הנאמנות מהעובדים גדלה גם כאשר הם יודעים אילו סטנדרטים הם צפויים להשיג.

עובדים בארגון גלובאלי? מחפשים פתרון טכנולוגי לניהול נהלים במספר שפות \ אתרים? הירשמו להדגמה

הוספת תגובה