בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

כתיבת נוהל: 10 טיפים חשובים

ירון פלח

כתיבת נוהל: 10 טיפים חשובים

ירון פלח

נהלי עבודה סטנדרטיים (נהלים) חיוניים עבור כל ארגון שרוצה להבטיח עקביות ויעילות בפעילותו. נהלים יכולים לעזור לשפר את התקשורת, להפחית שגיאות ולהגדיל את הפרודוקטיביות. עם זאת, כתיבת נהלים יכולה להיות משימה מרתיעה. להלן 10 דברים חשובים לשים לב אליהם בעת כתיבת נהלים:

זהו את מטרת הנוהל. איזו משימה אתה רוצה שהנוהל יעזור לעובדים לבצע? ברגע שתגדירו את מטרת הנוהל, תוכלו להתחיל לפתח את התוכן.

חלקו את המשימה לשלבים קטנים יותר. זה יקל על הכתיבה וההבנה של הנוהל. כל שלב צריך להיות ברור ותמציתי, וחשוב שיהיה ממוספר כך שהעובדים יוכלו לעקוב אחר התהליך לפי הסדר.

השתמשו בשפה ברורה ותמציתית. הימנעו מז'רגון ומונחים טכניים שעובדים עשויים שלא להבין. השתמשו בשפה פשוטה ויומיומית.

הטמיעו איורים ודיאגרמות. איורים ותרשימים יכולים לעזור מאוד בהבהרת נהלים מורכבים. במידת האפשר, רצוי לכלול איורים או דיאגרמות כדי לעזור לעובדים להבין את השלבים הכרוכים במשימה.

השתמשו בפורמט עקבי. יש לעצב את הנהלים בתבנית עקבית כדי שיהיו קלים לקריאה והבנה. השתמשו תמיד באותו גופן, גודל גופן ושוליים לאורך כל הנוהל. כמו כן, הקפידו להשתמש בכותרות ובכותרות משנה כדי לפרק את הטקסט ולהקל על הסריקה.

השתמשו בפועל פעיל. נהלים צריכים להיות כתובים בפועל פעיל (לא סביל), מה שהופך אותם לתמציתיים יותר וקלים יותר לקריאה. למשל, במקום לכתוב "ההליך מבוצע על ידי העובד", כתוב "העובד מבצע את ההליך".

כתבו בנימה חיובית. נהלים צריך להיות כתוב בנימה חיובית, מה שהופך אותם מזמינים יותר ומעודדים לקריאה. הימנעו משימוש במילים או ביטויים שליליים, כגון "לא" או "לא יכול". במקום זאת, התמקדו בצעדים החיוביים שעובדים צריכים לנקוט כדי להשלים משימה.

קראו את הנוהל בקפידה. לפני שאתם מסיימים כתיבת נוהל, הקפידו לקרוא אותו בקפידה כדי לוודא שאין שגיאות דקדוק או איות. נוהל כתוב היטב יהיה נקי משגיאות וקל להבנה.

קבלו משוב מאחרים. ברגע שיצרתם טיוטת נוהל, קבלו משוב מאחרים לפני שתסגרו את הגרסה הסופית. המשוב יעזור לכם לזהות את הנושאים הטעונים שיפור.

סקרו ועדכנו את הנהלים לפי הצורך. יש לבחון ולרענן את נהלים על בסיס קבוע כדי להבטיח שהם מדויקים ועדכניים. זה חשוב במיוחד אם יש שינויים בנהלים או בציוד המשמש להשלמתם.

על ידי ביצוע פעולות אלו, תוכלו לכתוב נהלים ברורים, תמציתיים וקלים לביצוע.

היתרונות של כתיבת נהלים

ישנם יתרונות רבים לכתיבת נהלים. חלק מהיתרונות כוללים:

תקשורת משופרת: נהלים יכולים לעזור לשפר את התקשורת בתוך הארגון על ידי מתן דרך ברורה ותמציתית לתאר תהליכים.

צמצום שגיאות: נהלים יכולים לעזור להפחית שגיאות על ידי מתן מדריך שלב אחר שלב להשלמת משימות.

פרודוקטיביות מוגברת: נהלים יכולים לעזור להגדיל את הפרודוקטיביות על ידי מתן דרך לסטנדרטיזציה של משימות והנחיות.

שיפור איכות: נהלים יכולים לעזור לשפר את האיכות על ידי מתן דרך להבטיח שהמשימות יושלמו באופן עקבי ונכון.

הפחתת סיכון: נהלים יכולים לעזור להפחית סיכונים על ידי מתן דרך לזהות ולהפחית סיכונים פוטנציאליים.

סיכום

נהלים הם כלי חיוני לכל ארגון שרוצה לשפר את פעילותו. על ידי ביצוע הטיפים במאמר זה, תוכל לכתוב נהלים ברורים, תמציתיים וקלים לביצוע.

הוספת תגובה