בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

נהלים לטיפוח חדשנות וחשיבה יצירתית

אמנון מרגלית,

נהלים לטיפוח חדשנות וחשיבה יצירתית

אמנון מרגלית,

ארגונים מכל סוג, מין וגודל חייבים התפתחות והתקדמות לצורך שרידותם. לצורך זה באה לעזרתם חשיבה יצירתית, חדשנות, מקוריות וגמישות המחשבה וזאת כדי לטפל בסוגיות כמו פתרון בעיות עסקיות, מענה על צורך, הוספת ערך ללקוח, הזדמנויות חדשות וכדומה.

מאמר זה ינסה ליצור מבנה ברור לגיבוש נוהל להליך של חדשנות וחשיבה יצירתית בארגון ובכך לסייע לארגונים לשלוט ולבקר במידה זו או אחרת בהליך כדי לשרוד בתחומים המשתנים חדשות לבקרים, חוסר יציבות משקית, סיכונים חדשים ואי ודאות כלכלית תוך שהם ממציאים עצמם מחדש פעם אחר פעם.

ניתוח וניהול סיכונים

ההחלטה אם לאפשר או ליזום טיפול בסוגיות עסקיות בארגון באמצעות הליך של חדשנות מחייבת הכנה. בשלב ראשון מומלץ שהנהלת הארגון תקיים חשיבה מנוהלת סיכונים על התכנות ההליך.
בחשיבה כזו צריכים לקחת בחשבון בין יתר הגורמים גם את הגורמים הבאים:

  • האם ניתן לטפל בסוגיות שעל הפרק בדרך פנים ארגונית עם כח האדם הקיים בארגון.
  • האם מתעורר צורך בשכירת כח אדם ספציפי לפיתוח נושא החדשנות בארגון.
  • האם יש ידע טכני, טכנולוגי וארגוני מספיק בתוך הארגון כדי לקיים הליך חדשנות.
  • מהם הסיכונים שעלולים לנבוע מכניסה להליך חדשנות ואיך הם יקבלו מענה.
  • ביצוע מידוד השוואתי (Benchmarking ) עם ארגונים דומים שנכנסו להליך חדשנות.
  • בחינת השפעות ההליך המתוכנן על השוק בו פועל הארגון.
  • השינוי הצפוי בשיטות העבודה בארגון.
  • השיפור הצפוי מכניסה להליך חדשנות.

ההשפעה על בעלי העניין

ההכנה כוללת בשלב השני זיהוי בעלי עניין להליך. הארגון צריך להיות מסוגל גם לבחור את בעלי העניין המתאימים להשתתף בהליך וגם לזהות את בעלי העניין העשויים או עלולים להיות מושפעים, חיובית או שלילית, מההליך הצפוי.

  • בעלי עניין פנימיים בארגון : צוותי הפרויקטים, מחלקת מכירות, מחלקת שווק, מחלקת שירות, מחלקת פיתוח, מחלקת ייצור, מחלקת כספים, עובדים
  • תהליכים פנימיים בארגון: מערכת הנהלים של הארגון, האסטרטגיה של הארגון, שרשרת האספקה, המערכת הפיננסית בארגון (רווח והפסד, הכנסות והוצאות), מאגרי המידע של הארגון
  • בעלי עניין חיצוניים לארגון: לקוחות, משתמשי קצה, שותפים עסקיים, מתחרים עסקיים, ארגוני תעשיינים (יבואנים ויצואנים), רשויות ונציגי החוק, משפחות העובדים, ספקים, סוכנים

גיבוש נוהל להובלת ההליך

לאחר הניתוחים הנדרשים בשלב ההכנה ניתן לגשת לגיבוש נוהל להובלת הליך חדשנות. מומלץ שהנוהל יהיה נוהל מנחה (מדריך) לקיום הליך של חדשנות היות שחדשנות היא הליך של חשיבה יצירתית, יצירת יש מאין, חשיבה רעיונית וחשיבה פורצת גבולות. סגירת ההליך בגבולות ותקנות מחייבות עלולות לפגע בו ולצמצם את ההישגים הצפויים. אולם מתן חופש לעשייה בדרך של חדשנות עלולה להביא לחריגה מהרצוי וליצירת “פילים לבנים” שלא יועילו באמת לארגון. על כן הנוהל צריך להיות מספיק כללי מצד אחד ומוביל תבנית סדורה מצד שני.

המבנה של נוהל כזה צריך להתאים לנהלים הקיימים בארגון תוך שהוא מכיל את הפרקים המוכרים לכלל העובדים כדי למנוע בלבול וחוסר הבנה.

פרק מטרה – הנהלת הארגון תגדיר את מטרת הליך החדשנות באופן המורחב ביותר האפשרי תוך מתן חופש מחשבתי והנעת החוש היצירתי של המובילים את הליך החדשנות

פרק חלות – הנוהל יגדיר על מי הוא חל תוך התחשבות בחלות על גורמים פנים ארגוניים ועל גורמים חוץ ארגוניים כולל גופי ממשל וסביבת הארגון (בעלי עניין).

פרק אחריות – הנוהל יגדיר שכל פעילות של חדשנות תהיה פעילות מנוהלת. כמו כל פעילות מנוהלת יוטל על היזמים, המובילים והשותפים להליך להגדיר אחריות פנים ציוותית כדי שלהנהלה, לשותפים, ללקוחות ההליך ולמי שאמור להשקיע בהליך יהיה איש קשר מוגדר לעבודה משותפת.

פרק מסמכים ישימים – הליך חדשנות כמו כל פעילות עסקית נצרך לידע ומידע של הארגון ויוצר בעצמו ידע ומידע חדש. הנוהל יגדיר מתן הרשאות , מתן סיסמאות וקישור לאנשי קשר שיאפשרו  נגישות למידע. הנוהל יגדיר שמירת ידע ומידע בתהליך מוסדר ובמיקום מוגדר כדי שתוצרי הליך החדשנות יוכלו לשמש בעתיד הליכים דומים או מחזור הליכים.

פרק הגדרות ומונחים – בפרק זה נדרשת מעורבות של מומחי חדשנות ואולי אף שימוש ביעוץ חיצוני. הנוהל יגדיר מהי חדשנות, חשיבה יצירתית, חדשנות רעיונית, איפה הם נדרשים ומה המונחים שבהם ישתמשו מובילי ההליך כדי שיהיה ברור לכל בעלי העניין בכל שלב של ההליך מה הושג, מה מצבו של ההליך ולאן הולכים.

פרק שיטה – פרק זה, בשונה משמו היומרני, לא אמור להגדיר בנוהל העוסק בחדשנות שיטה כזו או אחרת ללכת בה כי יש סכנה של עצירת היצירתיות ומניעת הפריצה המחשבתית הנדרשת בהליך חדשנות. יחד עם זאת ימליץ הנוהל על שיטות קיימות כמו צוותי שיפור, צוותי קאייזן, אירוע האקתון, צוותי שש סיגמא ועוד.
פרק זה יציע גם שורה של כלים שאפשר להשתמש בהם כדי להעשיר, להנחות ולדייק את עבודת החדשנות. הכלים המדוברים ולא רק הם, יכולים להיות: חשיבה המצאתית שיטתית (צמצום, איחוד, הכפלה, חלוקה, שבירת אחדות, החסרה, היפוך ועוד…), סיעור מוחות, ששת הכובעים של בונו, הדמיה, שיטת 5S , שימוש בחוכמת המונים, שיטת הניהול הרזה (Lean ) חשיבה אג’ילית  ועוד כלים ושיטות לניתוח בעיה או הזדמנות בתחילת ההליך ולניתוח היתכנות הפתרון החדשני לקראת סיום ההליך.

פרק נספחים – פרק זה אמור להגדיר תוספות לנוהל והפניות לגורמים ו/או מסמכים חיצוניים.

  • הכרה והוקרה – נספח זה יגדיר בדרך של הערכה, מדידה של הגמישות המחשבתית, העושר הרעיוני, ההמצאתיות, והמקוריות של העוסקים בתהליך. הנהלת הארגון תגדיר דרכים להכיר ולהוקיר בדרכים המקובלות בארגון של הוקרת עובדים את העוסקים בהליך כדי לעודד עוד ועוד עובדים להשתתף, ליזום ולתת כתף להליכים דומים. יבחנו נושאים כמו : מידת אפשרות היישום של הפתרון שגובש, החלוציות של הפתרון והראשוניות שבו, מידת האפשרות לייצוא הפתרון או הרעיון שבבסיסו לארגונים דומים ועוד.
  • מקורות והפניה – נספח זה יגדיר מקורות אשר עליהם מומלץ להסתמך בלימוד, מחקר וניתוח של טיפול סוגיות עסקיות באמצעות חדשנות. ספרות בתחום זה הולכת ומתפתחת, יש ממי ללמוד ולא צריך לחפש שוב ושוב מידע שכבר קיים ברשתות השונות.
  • ניסוי והטמעה – נספח זה יגדיר למובילי הליך החדשנות דרכים לבחינת פתרון שגובש בדרך של “שדה בדיקות מוקטן” כדי לבחון היתכנות ולצמצם סיכונים של יישום הפתרון. בגמר השלב הראשון של בחינת הפתרון יגדיר הנספח את הדרך המומלצת להצגת הפתרון להנהלה , אישורו ויישומו הסופי והמלא בארגון.

סיכום

במאמר זה נעשה ניסיון להכניס הליך של חדשנות שמטבעו הוא חסר גבולות ודומה למצוק אמורפי לתוך תבנית סדורה שלא תפריע להתקדמות ההליך אבל גם תשאיר את ההליך בגבולות הסביר תוך שהוא מתאים למטרות הארגון, ליעדים שלו, לאסטרטגיה ומונע פגיעה כזו או אחרת בהמשכיות העסקית של הארגון.

 

משימות

הנהלת הארגון תגדיר סוגיה עסקית שיש לטפל בה

הנהלת הארגון תפיץ הזמנה פנים ארגונית לקבלת הצעות לפתרון הסוגייה בהליך של חדשנות

הנהלת הארגון תקבץ את העובדים שהגיבו להזמנה

העובדים יפעלו בהתאם לנוהל המוצע לעיל

הוספת תגובה