בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

סיקור ספקים – אי התאמה

אמנון מרגלית,

סיקור ספקים – אי התאמה

אמנון מרגלית,

הטיפול באי התאמות ספקים חופף בחלק מהמקרים את הטיפול “הרגיל” באי התאמות המתגלות במוצרים וכולל איתור סיבת שורש, פעילות מונעת ופעילות מתקנת. אבל במקרה המיוחד של אי התאמות ספקים יש להוסיף פעילויות דיווח, עקיבה ושקיפות מול הארגון.

מה נגדיר כאי התאמה?

אי התאמה של מוצר (מוצר = מוצר / תהליך / שירות) תתקיים כאשר ישנה חריגה מהגדרות מוצר זה, כפי שפורטו בהנחיות מחייבות. הנחיות מחייבות אלו יכולות להיות חלק מ: הצעת הספק, החוזה מולו, דרישות התקן או דרישות כל דין שפורסמו.

בהגדרת אי התאמה ישנן אסכולות שונות. למשל, ישנם ארגונים המגדירים מוצר שלא מתפקד כראוי כ”פגם”, או “תקלה” שניתן לטפל בה במסגרת הארגון (פעולה מתקנת), ורק אי עמידה בדרישות החוזה תוגדר כ”אי התאמה” שעל הספק לתקן (פעולה מונעת).

עמידה בדרישות תקן או דרישות כל דין

יש דברים שאמורים להיות מובנים מאליהם גם בלי שיכתבו בחוזה או הסכם בין הארגון לספק. זאת כאשר למוצרים שונים יש דרישות עמידה בתקן או בהוראות חוק / תקנה ועל הספק לעמוד בהם ללא שום תנאי.

לדוגמה: אם ה”מוצר” הנדרש הוא עבודה בגובה, ברור לצדדים להסכם שעל הספק לעמוד בדרישות תקן ישראלי ISO45000 מחד ותקנות הבטיחות בעבודה (עבודה בגובה) מאידך. חריגה מדרישות התקן או התקנות משמעותה אי התאמה.

חשיבה מבוססת סיכונים

כיום, בעקבות המהדורה העדכנית של ISO9001, נוהגים ארגונים רבים לבצע חשיבה מבוססת סיכונים. במסגרת זו נלקחות בחשבון עלויות אי ההתאמות של מוצרי הספקים.

אחת הבעיות העיקריות בתחום זה היא הקושי הרב לזהות אי התאמה בתהליך, כאשר היא נוצרת בעקבות חומרים / רכיבים לא מתאימים שנרכשו מספקים. זאת בגלל חוסר היכולת לקשר בין אי ההתאמה לתקלה במוצר הסופי. אחת הדרכים להתמודד עם בעיה זו היא הקפדה על עקיבות. כלומר, על הספק לסמן כל רכיב או גלם בדרך המאפשרת מעקב אחריו בתהליך הייצור של המוצר הסופי.

העברת מידע בין ארגונים

דרך נוספת של התמודדות עם אי התאמה של ספקים היא החלפת מידע בין ארגונים בכל הנוגע לאי התאמות ספקים. כך יוכל ארגון שקיבל דיווח על אי התאמה של ספק שגם הוא משתמש במוצריו לבדוק האם אי ההתאמה מופיעה גם אצלו עוד לפני שאי ההתאמה התגלתה בסיקור הספקים.

העברת מידע בין ארגונים היא קריטית במלחמה ברכיבים מזויפים ועל כך בפסקה נפרדת במאמר זה.

עלויות אי התאמה של מוצרי הספקים

בגרף הבא (עפ”י הספר “הנדסת איכות” מאת חיים שור) ניתן לראות שהשקעה מאסיבית בבדיקות איכות גוררת עלויות רבות, ואילו השקעה נמוכה בבדיקות איכות תביא בהכרח לאי התאמות רבות.

הגרף מציע “נקודות אופטימום” שבה עלות ההשקעה באיכות מביאה למינימום את עלויות אי ההתאמה.

quality cost graph
לכן, במידה ואתם לא אתם מייצרים מוצרים שפגם בהם עלול לסכן חיי אדם, המלצתנו תהיה לבצע ביקורת קבלה מדגמית על מוצרי הספקים. כך, מחד גיסא לא תפתחו את שערי הארגון לאי התאמות, ומאידך גיסא לא תשקיעו הון עתק ב-100% בדיקות לכל מוצר ומוצר.

מוצרים שפגם בהם עלול לסכן חיי אדם, יוגדרו מטבעם ככאלה שאמורים לעבור בדיקה מלאה.

דרישות מספק – צמצום אי התאמות

מערכות האיכות של הספקים אמורות לבצע בחינות ובדיקות כדי לגלות אי התאמות לפני אספקת המוצר לארגון.

בתהליך סיקור הספקים נהוג לבדוק את יכולתו של הספק לגלות ולטפל באי התאמה במוצריו. ובהמשך לכך, לאור השקיפות הנדרשת מספקים, על הספק לדווח על כל אי התאמה שהתגלתה במוצריו אם לפני האספקה לארגון או בוודאי לאחר האספקה לארגון.

בדיווח כזה אמור הספק לתאר פעילות מתקנת ופעילות מונעת הבאות לטפל באי ההתאמה שנתגלתה ודווחה.

אי התאמה – במקרים של רכיבים מזויפים

ספקים המספקים רכיבים מזויפים עלולים לפגוע פגיעה אנושה במוצרי הארגון. היות ומדובר בתופעה שכיחה מאוד, כדאי לשקול מבין האמצעים הבאים את הדרך שלכם לטפל בה:

  1. העברת מידע בין ארגונים – דיווח על אי התאמות עוד בטרם סיקור הספקים
  2. עקיבות – דרישה מהספקים למספור וזיהוי חד ערכי של מוצריהם יכול להוות כלי חשוב בזיהוי רכיבים מזויפים.
  3. בדיקות לפי תקנים ייעודים – ישנם תקנים שונים שגובשו למלחמה ברכיבים מזויפים. וביניהם: תקן AS6081 (רכיבים אלקטרוניים שמקורם בהונאה ומרמה או זיוף), AS5553 (רכיבים אלקטרוניים מזויפים), ARP6178 (רכיבים אלקטרוניים מזויפים שמקורם בהונאה) ועוד.

סיבות שורש לאי התאמה

בחקר אי התאמת ספקים ישתדל הספק יחד עם הארגון לרדת לחקר סיבות השורש של אי ההתאמה.

קיימות שיטות רבות לאיתור סיבת שורש לאי התאמה. תוכלו לקרוא עליהם בנוסף בפוסט קודם בבלוג – כלים ושיטות לניתוח סיבת שורש.

פסילת ספק במכרז – עקב אי התאמות בעבר

סוגיה מיוחדת שעולה לעיתים במכרזים היא – האם ניתן לפסול ספק המציע הצעה במסגרת מכרז, עקב אי התאמות שהתגלו במוצריו במסגרת התקשרויות קודמות.

במקרה כזה פסיקות בתי המשפט גורסות כי אם ארגון מבקש להשתמש בידע מוקדם לגבי אי התאמות של ספק לצורך אישור כשירותו לעמידה במכרז, עליו להכניס סעיף כזה בתנאי הסף במכרז כדי שספק כזה ידע מראש לא להשקיע עלויות בהגשת הצעה למכרז.

אם תנאי כזה לא מופיע במכרז לא יוכל הארגון לפסול ספק רק על סמך ניסיון עבר של אי התאמות מוצרי אותו ספק.

 

לסיכום, אי התאמה במוצר (כאמור מוצר = מוצר או תהליך או שירות) עלול לגרור לסיכונים ותקלות בארגון החל מאי התאמה קלה שתוצאותיה מתוקנות בקלות או שאפילו אפשר לקבל את המוצר עם אי ההתאמה ועד אי התאמה קריטית שעלולה לגרום לחשש לחיי אדם או לפגיעה משמעותית בפעילות הארגון.

משימות

  • יש להקפיד שבהצעת המחיר של הספק מופיע נושא אי ההתאמה וכולל חישובים סטטיסטיים ופעילות מונעת.
  • יש לתת תשומת לב בחוזה או בהסכם הנחתמים מול ספק לפסקה מיוחדת הדנה בנושא אי התאמות ומפרטת את הפעילות הדרושה.
  • בסקר הנהלה יש לדון בנושא אי התאמות ספקים ובצעדים שהארגון בוחר לנקוט לאיתור ומניעה

 

הוספת תגובה