בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

המשכיות עסקית תחת שגרת קורונה

אמנון מרגלית,

המשכיות עסקית תחת שגרת קורונה

אמנון מרגלית,

מקרה מיוחד של חשיבה מבוססת סיכונים היא המשכיות עסקית. מדובר בקביעה מראש של שורת כללים לארגון, במקרים בהם המשך פעילותו העסקית נמצא בסכנה כזו או אחרת.

אם לא מזמן הופעלו או נקבעו כללים אלה כדי לענות על מקרי פח”ע שפוגע פיזית בארגון, אירוע סייבר שלא מאפשר המשך פעילות, הפסקת חשמל ארוכה שמרוקנת את אספקת החירום, או אירוע סביבתי קשה שלא מאפשר הגעה למשרדי הארגון – הרי שבתקופה המיוחדת בה אנו חיים נוסף אירוע משמעותי שלא נלקח בד”כ בחשבון – מגיפה הגוררת הפסקת פעילות כללית או חלקית של המשק.

במאמר זה ובהצעה לנוהל שמצורף אליו ננסה להתמקד במענה להמשכיות עסקית תחת שגרת קורונה.

צעדים כלליים

כל תוכנית או נוהל להמשכיות עסקית תחת שגרת קורונה צריכים לכלול לפחות את הצעדים הבאים לפי סדר הפעילות הבא:

  1. ניהול סקר סיכונים תקופתי משתנה לאור ההנחיות היומיות של הרשויות.
  2. קביעת תגובה מהירה ואפקטיבית לכל סיכון שהוגדר כחייב בתגובה עוצמתית.
  3. קביעת אחראים לפעילות שהוגדרה בסעיף הקודם.
  4. בקרה וניטור תהליכים כדי למנוע התדרדרות ואיתור סיכונים חדשים
  5. יצירת מערכות דיווח ושקיפות חלופיות.

סקר סיכונים תקופתי

ראשית, נגדיר את המטרה: הארגון ישמור על המשך תפוקה מלאה ככל האפשר תוך שמירה על נכסי הארגון, כולל רווח סביר ואספקת מוצרי הארגון ללקוחות כגון תוצר, חומרה, תוכנה, שירות וכדומה.

על פי ההצעה לנוהל המצורפת למאמר זה מומלץ להקים צוות ניהול סיכונים מיוחד לתקופה זו (להלן “צוות קורונה”)  שיכלול חברי הנהלה בכירה, חברי הנהלת ביניים, ראשי צוותים ועובדים מן השורה כדי להצליח ולגבש מענה לכל אחד מהסיכונים המיוחדים שמעמידה תקופה זו לפנינו.

אם בעבר המושג של סקר סיכונים תקופתי כלל ביצוע סקר אחת לתקופה שנקבעה מראש (פעם בשנה, פעם ברבעון וכד’) הרי שמושג הזמן עבר שינוי וכעת עלינו לבצע סקר סיכונים מחודש בכל פעם שהנחיות הרשויות השונות לטיפול במצב החירום משתנות או כשמתממש סיכון.

צוות קורונה אמור לבצע הערכת מצב יומית מקבילה להנחיות היומיות המופצות ע”י הרשויות ולרווח את תקופת הערכות המצב ככל ששגרה חלקית ויציבה תחת הקורונה מתנהלת בארגון.

יש מקום להתייחס למצבי סיכון מיוחדים תחת שגרת קורונה, למשל:

  1. הנחיית רשויות להפסקת פעילות פיזית בארגון.
  2. הנחיית רשויות שמונעת הגעת עובדים לארגון.
  3. הנחיית רשויות לקיום פעילות פיזית חלקית בארגון.
  4. גילוי חולה מאומת בשטח הארגון.
  5. התפשטות הנגיף בסביבת הארגון.

צוות קורונה יתייחס אך ורק להנחיות הרשמיות של הרשויות כמו:

  • צו בריאות העם (נגיף הקורונה החדש) (בידוד בית והוראות שונות) (הוראת שעה), התש”ף 2020
  • הנחיות חזרה לשגרה ופתיחת המשק – אתר משרד הבריאות
  • הוראות המנהל הכללי של משרד הבריאות לגבי הפעלת בתי עסק (הוראה שונה לפי סיווג בתי העסק)

תגובה מהירה ואפקטיבית

נעבור על חלק ממצבי הסיכון המיוחדים שמציב הצורך להמשכיות עסקית תחת שגרת קורונה ותגובות אפשריות של צוות הקורונה בארגון כדי לתת מענה למצבים אלה.

הפסקה פיזית של פעילות הארגון

ארגונים מסוימים בסיווג עיסוקים שבד”כ נוגע לבריאות הציבור קיבלו צו הפסקת פעילות כללי לפרקי זמן מסוימים. למשל, תחבורה ציבורית, ארגוני הסעדה וכדומה.

תגובה אפקטיבית של ארגונים כאלה היא מזעור נזקים תחת חוסר ודאות. הכנת תגובה צריכה לכלול לפחות:

  1. הגדרת פעילויות קריטיות העלולות למנוע כליל המשכיות עסקית – הכנת תשתית ויכולת להמשכת פעילות בדרך אחרת או ביצוע פעילות עסקית מהירה למזעור הנזק (מכירת נכסים להמשך תזרים מזומנים, הקפאת חובות, העברת פעילות לאזור אחר וכדומה)
  2. הגדרת עובדים חיוניים שמניעת פעילותם תגרור חוסר יכולת להמשכיות עסקית – מתן סמכויות לביצוע פעילויות קריטיות להמשכיות עסקית, הכנת תשתית לעבודה מרחוק, הכשרת עובדים נוספים להחלפת עובדים חיוניים וכדומה.
  3. הגדרת ציוד / חומרים / אמצעים קריטיים שחוסרים בהם עלולים להפסיק את ההמשכיות העסקית – שמירת רמות מלאי קריטי, חתימת חוזים עם ספקים חליפיים, שיתוף פעולה עם ארגונים דומים וכדומה.

מניעה של הגעה פיזית לעבודה

הפסקת פעילות של התחבורה הציבורית והטלת סגר מונעים הגעה פיזית של עובדים לעבודה. בחלק מהארגונים ניתן אמנם לבצע את העבודה, חלקה או כולה-מרחוק, אבל ברור שיש ארגונים, בעיקר יצרניים, שנוכחות עובדים על יד מכונות הייצור היא קריטית להמשכיות העסקית.

תגובה אפקטיבית למצבים כאלה צריכה לכלול לפחות:

  1. הגדרת עובדים חיוניים ברמת הייצור – קבלת אישור “עובד חיוני” ממשרד הכלכלה, קבלת אישור מעבר ממשטרת ישראל וכדומה
  2. הגדרת אמצעי ייצור קריטיים – שיתוף פעולה עם ארגונים דומים בחו”ל, העברת ייצור למדינות אחרות, שינוע עובדים באישור מיוחד לסניפים בחו”ל.
  3. הגדרת מוצרים קריטיים – הכנת מראש של מלאי מוצרים קריטיים ואחסונם באתרים שונים כדי להקל הגעה, שינוע ושיווק.

פעילות פיזית חלקית

לפי החלטת הרשויות ישנם מצבים שמאפשרים פעילות חלקית של ארגונים עסקיים. מצב זה מאפשר לכאורה חזרה לפעילות מלאה של הארגון אם ישכיל לבצע פעילויות מרחוק בשילוב פעילויות פיזיות בשטח הארגון.

תגובה אפקטיבית למצבים כאלה לצריכה לכלול לפחות:

  1. איתור פעילויות שניתן לבצע מרחוק בשילוב עם פעילות תוך ארגונית – חשיבה משותפת עם צוות IT של הארגון
  2. איתור פעילויות המקשות על ריחוק פיזי – פיזור פיזי של פעילויות בארגון כדי לאפשר הפעלה לפי הנחיות משה”ב
  3. בחינת אמצעי מדיה המתאימים לפעילות מרחוק – התקשרות עם ספקי תוכנה תוך הקפדה על בטחון מידע ומענה על בעיות סייבר.

גילוי חולה מאומת

הארגון חייב להתארגן לסיכון של גילוי חולה מאומת לאחר שהארגון חזר לפעילות פיזית כלשהי. יש למנוע ככל האפשר סגירה חוזרת של פעילויות בארגון ולכן מומלץ לנתח ולארגן מראש פעילות מבוססת ניהול סיכונים למקרה כזה.

תגובה אפקטיבית למצבים כאלה צריכה לכלול לפחות:

  1. איתור נדבקים פוטנציאליים בארגון – יש לשחזר את תנועות העובד בשבוע שלפני הגילוי לכן בתקופה זו ראוי לנהל יומן פעילות אישי בארגון.
  2. ניקוי וחיטוי משטחים – הארגון צריך להיערך מראש עם ציוד וחומרים לביצוע ניקוי וחיטוי מהיר של שטחים בהם היה עובד הנגוע בקורונה.
  3. החזרת עובדים לפעילות – צוות קורונה ייצור קשר ישיר עם רשויות הבריאות לשם העברת בדיקה מהירה של עובדים ששהו במחיצת עובד חולה קורונה והחזרתם לעבודה.

התפשטות נגיף בסביבת הארגון

קיים סיכון שהתפשטות הנגיף בסביבת הארגון תביא לסכנת הדבקה בתוך הארגון עצמו. יש להיערך עם תגובה למענה לסיכון זה.

תגובה אפקטיבית למצבים כאלה לצריכה לכלול לפחות:

  1. מניעה של מגע בין עובדי הארגון לסביבה – יש ליצור תיחום והפרדה בין עובדי הארגון לארגונים המצויים בסביבה המיידית כמו סגירת פינות עישון משותפות, אספקת מזון בתוך הארגון וכדומה.
  2. שינוי שעות פעילות – ניתן לארגן את הפעילות בארגון כדי שלא תחפוף את שעות העבודה של ארגונים בסביבה תוך הסטה של שעות העבודה בארגון.
  3. תיאום ושיתוף פעולה עם הסביבה – יש לקיים התייעצות משותפת (מרחוק) עם צוותי קורונה בארגונים סמוכים לגיבוש פעילות שתמנע הדבקה סביבתית.

לסיכום:

הקמת צוות ניהול סיכונים לטובת המשכיות עסקית תחת שגרת קורונה היא צו השעה. על הצוות לנהל, לפקח ולאתר סיכונים כפי שתוארו במאמר זה. הצוות יכול להשתמש בנוהל המומלץ שמצורף למאמר זה או לכתוב נוהל מטעמו כל עוד הוא כפוף להוראות משרד הבריאות ושאר הרשויות.

ההנהלה הבכירה חייבת להיות מעורבת ומעודכנת בכל הנעשה בארגון במובן זה ועל כן צוות הקורונה חייב בדיווח שוטף לגורמי ההנהלה השונים.

ניהול נכון של הסיכונים עשוי לאפשר לארגון לשרוד בתנאים המיוחדים שנוצרו בתקופה זו.

משימות

  • הקמת צוות קורונה לניהול סיכונים
  • גיבוש מתווה לפעילות הארגון תחת שגרת קורונה
  • הכנת מענה לפעילות נמרצת מול סיכונים פתאומיים

תגובות

הוספת תגובה