בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

מדריך להכנת תרשים זרימה של תהליך

אמנון מרגלית,

מדריך להכנת תרשים זרימה של תהליך

אמנון מרגלית,

תרשים זרימה הוא כלי רב עצמה להמחשת תהליך באמצעות שרטוט ויזואלי גרפי. בנוסף להיותו בסיס מצוין בתהליכי כתיבת נהלים, התרשים מספק לנו את היתרונות הבאים:

  • מאפשר הצגת התהליך להנהלה ולשאר מחזיקי העניין.
  • חושף וחוסך פעילויות כפולות
  • מצביע על סיכונים בתהליך (ראה מאמר בנושא זה בבלוג)
  • מסייע לתכנן עלויות
  • תורם בתכנון לוחות זמנים
  • כלי ליציאה מעצירת תהליך כדי לאתר את הגורם המונע המשך התהליך.
  • מאפשר פעילות סיעור מוחות ע”י קבוצת פרויקט וזאת כדי להמחיש לכל אחד מחברי הקבוצה את חלקו בתהליך, מה דרוש לו כתשומה מהשלב הקודם בתהליך ומה יצטרך לספק כתפוקה להמשך התהליך.

מהו תהליך?
כל דבר שאנחנו עושים, בחיי היום יום, בפעילות העסקית, או הפעילות החברתית וכדומה הוא למעשה תהליך. החל בדברים הכי פשוטים – כמו הכנת כוס קפה וכלה בשיגור לוויין לחלל.

במאמרים קודמים הגדרנו מהם שלבי התהליך: תשומה (מה שנכנס לתהליך), פעולה (התהליך עצמו) ותפוקה (מה שיוצא מהתהליך).

נגדיר עכשיו מאפיין נוסף לתהליך: כל תהליך בנוי מתת-תהליכים שכל אחד תורם את חלקו להשלמת המשימה ועל זה נדבר בפסקה נפרדת.

בתהליכים עסקיים מקובל להוסיף לתהליך נקודות החלטה בהם נבצע כמה בדיקות:

  • האם התשומה מתאימה להגדרתה.
  • האם הפעולה נעשתה כמוגדר.
  • האם התפוקה הולמת את הנדרש.

כאמור, כדי להדגים ולהסביר בפשטות את הפקת תרשים הזרימה נשתמש בתהליך פשוט של הכנת כוס קפה.

תתי תהליכים
כשאנחנו פונים לפריסת עמודי התווך (תשומה, פעילות, תפוקה) ע”ג תרשים זרימה אנחנו צריכים להבין שגם כל אחד מעמודי התווך למעשה בנוי מתתי תהליך.

כלומר, השגת התשומות היא תהליך בפני עצמו, ובדיקת התאמת התפוקות לנדרש ע”י מחזיקי העניין (להזכירכם… זוהי הגדרת “איכות”) היא תהליך בפני עצמו.

לכל אחד מהתהליכים האלה יש “חיים” עצמאיים וצריך לנהל אותם, לתקצב אותם, לתת להן לו”ז, לקבל אישור הנהלת פרויקט ועוד..

לנהל? לתקצב? קביעת לו”ז? גם אלו תתי-תהליכים שיש לצרף לתרשים הזרימה האחוד הסופי של התהליך שלנו…

מתחילים בדרישה / הזמנה
תהליך מתחיל בדרך כלל בדרישה של אחד או יותר ממחזיקי העניין (כל מי שיש לו יד ורגל בתהליך).
כאמור לעיל כל דבר שאנחנו עושים או חווים כלול בתהליך או בנוי מתהליך אבל, תמיד יש נקודת התחלה ונקודת סיום (שבה יכול להתחיל תהליך חדש). נהוג לסמן את נקודת ההתחלה ואת נקודת הסיום של תהליך באליפסה:

procedure diagram sample
בדוגמה שבחרנו כאן נמחיש תהליך פשוט – לקוח שמזמין כוס קפה. התהליך עצמו מסומן בדרך כלל במלבן ולכן התרשים שלנו יראה כך:

process in making diagram

מקבלים החלטות
כל תהליך כולל בתוכו החלטות והן מסומנות במעוין.
מה זה אומר? הגדרנו שתהליך כולל בתוכו תפוקות, פעילות ותשומות. מעוין ההחלטות בודק היתכנות, יכולת או זמינות של כל אחד מהנ”ל.

לדוגמא:

process decisions

כלומר, כל עוד מעוין ההחלטות מאפשר להמשיך בתהליך אפשר לעבור לבחינת התשומה הבאה אבל, אם אחת התשומות לא קיימת צריך להוסיף תהליך (מלבן).

מדובר ברכיב חשוב מאד, אם לא החשוב ביותר בתרשימי זרימה.

עצירת תהליך, חזרה לשלב קודם, מעבר לשלב הבא וכיו”ב, כולם מאופיינים בקבלת החלטה כזו או אחרת וצריכים להיות מפורטים השרטוט התהליך כדי שנוכל לשקול האם ההחלטה נכונה, האם ההחלטה נלקחת במקום הנכון, במועד הנכון ועוד.

בודקים נתונים עפ”י מסמך
קבלת תשומה ולא כל שכן קבלת תפוקה מתהליך כוללת בתוכה לא אחת פעילות עפ”י מסמך כתוב כגון: נוהל, תקן, חוק וכיו”ב.
הפניה למסמך בתרשים זרימה מסומנת במלבן גלי.
נוסיף הפניה למסמך לתהליך שלנו, לדוגמא:

diagram with procedures
הואיל ופנינו לנוהל הרי חזקה שהוא מכיל נתונים. במקרה שלנו, אמצעים להרתחת מים, טמפרטורה רצויה ועוד.

נתונים האמורים להתקבל בכל שלב בתהליך יסומנו בעזרת מקבילית:

workflow diagram 90 degrees

הגדרות ביצוע
תהליך, מטבעו כולל בתוכו ביצוע פעילויות. גם לפעילויות השונות יש סימנים מוסכמים בתרשימי הזרימה.
איסוף חומרים לתהליך (קונסולידציה) תסומן בשני משולשים. הכנה תסומן במשושה.

פעולה ידנית תסומן בטרפז הפוך. ושוב נחזור לדוגמא שלנו:

diagram preparing definitions

לסיכום: המאמר מנסה לפשט ככל האפשר את ההכרח לפרוס תהליך על גבי תרשים זרימה לאור היתרונות הרבים שיש לשיטה גרפית זו .

ניתן לראות שהמאמר מנחה להתחיל מ”גדול” (הזמנה, תהליך, תפוקה) ולרדת לאט לאט, שלב אחרי שלב לעומק התהליך כדי באמת להפיק את הרווחים העצומים שיש מפריסת התהליך אבל לא להסתבך בפעילות מרובת תהליכים וענפים בבת אחת.

אז איך יראה תרשים זרימה של תהליך הדוגמא:

full process diagram

משימות: להלן צעדים לתרגול פריסת תהליך ע”ג תרשים זרימה

  • קחו תהליך ידוע
  • השתמשו בכלים מהמאמר הנ”ל ליצירת שלושת עמודי התווך של תהליך: תשומות, פעילות, תפוקות
  • קחו כל אחד מעמודי התווך והפיקו ממנו תרשים זרימה ראשוני שגם הוא כולל את שלושת עמודי התווך וכך הלאה…
  • המשיכו בדרך זו עד קבלת תרשים זרימה מפורט לכל אחד מעמודי התווך.

חברו את תרשימי הזרימה כדי לקבל תרשים תהליך אחוד, בהצלחה!

הוספת תגובה