בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

מערכת ניהול נהלים – לקנות או לבנות?

כריסטין האנון,

מערכת ניהול נהלים – לקנות או לבנות?

כריסטין האנון,

החלטת ליישם מערכת ניהול רשמית – איכות, בטיחות ובריאות, סביבה, אבטחת מידע, אולי כל אלה ועוד. מהר מאוד אתה מבין שצריך לנסח, לבדוק, לאשר ולהוציא מסמכי תהליכים. ורשומות של העבודות שבוצעו צריכות להיות מסודרות על מנת לאפשר אחזור בפרק זמן סביר. עליך לתקשר דרישות לספקים, ובתעשיות מסוימות אפילו דרישות אלו צריכות להיבדק ולאושר על ידי מחלקות פנימיות כמו איכות, הנדסה ואחרות. ולא הגענו לתאר אפילו חצי מהמאמץ הנדרש כדי לעמוד בציפיות.

זה כמעט יותר מדי. ואם אתם עושים את כל זה עם נייר, המאמץ מכריע. בעת ניתוב עותקי נייר של מסמכים לאישורם של כמה מנהלי מחלקות, תסריט נפוץ הוא שהגרסא הראשונה לא תעבור במקומם רק כדי שתופיע שוב כמו קסם כשמעבירים את העותק השלישי. אתם זקוקים לפיתרון תוכנה!

קיימות חבילות תוכנה מסחריות רבות. כל כך הרבה, זה יכול להיות קשה לסנן את האפשרויות. ואתם חושבים לעצמכם, יש לכם מתכנת בצוות שלכם ורישיון עבור SharePoint או אפשרויות ניהול workflow או תוכנית מסד נתונים אחרת. האם כדאי רק לבנות מערכת משלכם? זה אולי נראה כמו פיתרון הגיוני מכיוון שאיש אינו עושה בדיוק את מה שהמשרד שלך עושה בדיוק באותו אופן. כיצד יכול כלי תוכנה הטוען כי הוא מתאים לכל הענפים באמת להתאים לאופן בו אתה עובד?

חכה. לפני שאתה הולך במסדרון או שולח מסר למתכנת שלך, שקול את התקנים והתקנות שאליהם אתה שואף לעמוד היום הם תמיד בבדיקה ובדיקה. האם המתכנת שלך מבין את הדרישות מספיק טוב כדי לבנות מערכת תואמת כיום ולעדכן אותה בכל פעם שרוחות הרגולציה משנות כיוון? האם זו התמחות נוספת שכדאי לכם לעסוק בה? אולי. אבל אם תקנו חבילה מסחרית, עדכונים יהיו בעיה נוספת של המתכנת, ושלך, בעוד אתה יכול להתמקד בשמירה על ניהול העסק שלכם בצורה חלקה.

עדכונים בצד, ישנם יתרונות נוספים לרכישה חיצונית של פיתרון תוכנה זה. כמו שישנם יתרונות לפיתרון שפיתחתם Inhouse. נמנה עתה כמה.

יתרונות לקניית מערכת ניהול נהלים מספק חיצוני

מערכות, בהגדרה, מורכבות מפעילויות מחוברות זו לזו. קשה לחשוב על המורכבות באופן מקיף כאשר עסק מתחיל. על ידי רכישת פיתרון יתכנו מודולים או תכונות שאינך מוכן ליישם כעת, אך הם יהיו שם כשתזדקק להם.

וולידציית תוכנה המשמשת לעמידה בתקנים ותקנות נדרשת כעת בתקן ISO 13485, וצפויה במערכות אחרות. לעתים קרובות ספקי תוכנה יכולים לספק פרוטוקול אימות כדי להאיץ את תהליך האימוץ.

תיעוד משתמשים והתקנה / מנהל מערכת הוא בדרך כלל די יסודי עבור תוכנה מסחרית. המתכנת שלך עשוי לחיות לתכנות, אך האם אותה רמת מסירות תחול על תיעוד הפרטים? ואז יש את שאלת הקיימות במקרה של שינוי כוח אדם. האם הקוד או המערכת יהיו פשוטים עבור היורש, או שההשכרה החדשה שלך תצטרך לתכנת מחדש?

יתרונות לבניית מערכת ניהול נהלים Inhouse

התהליך שלך הוא ייחודי. המודל העסקי שלך הוא ייחודי. אתה פשוט צריך שיהיה לך פיתרון מותאם אישית שנבנה על ידי מישהו מבפנים. “ייחודיות סופנית” זו נדירה בפועל, אם כי ארגונים רבים ישכנעו את עצמם שזה נכון.

בבעלותך הנתונים ודרך ניהולם. אם המערכת מתרסקת במפתיע (בדרך כלל בזמן הגרוע ביותר, למשל במהלך ביקורת), הצוות שלך מכיר את המערכת כולה מחומרה לתוכנה ויכולה לקבל את המידע הדרוש לך ברגע זה. אין צורך להתקשר לשירות לקוחות ולהמתין בהמתנה.

היה לך רישיון ושרת של SharePoint במשך 3 שנים ואתה רוצה לראות מה הוא יכול לעשות לפני שאתה מחפש פתרונות חיצוניים. זה יכול להיות הסחת הדעת המושלמת מגידול העסק שלך.

לסיכום

האם יש חברות שמשתמשות במערכות “פנימיות” כדי לנהל תאימות? כן, כמובן שאפשר לעשות זאת. הנקודות שהועלו כאן הן רק כמה שיש לקחת בחשבון בעת ​​שקלול האופציה. תהיה עלות הקשורה לשתי הבחירות. בעוד שחלק עשויים לשקול “אני כבר משלם לעובדי ה- IT משכורת. למה לא לתת להם את הפרויקט הזה? ” קחו בחשבון כי הזמן המושקע בפיתוח פנימי נמשך זמן מהתהליכים והצרכים המניבים הכנסות שלכם.

דבר אחד בטוח: מערכת ניהול מבוססת נייר מטילה נטל עצום על כל מחלקות הארגון ומעלה לחץ בזמן בדיקות וביקורות. לשקט נפשי וקלות שימוש, גישה תוכנה מפשטת את התאימות.

הוספת תגובה