בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

הערכת ספקים – סיקור, אישור והסמכה

אמנון מרגלית,

הערכת ספקים – סיקור, אישור והסמכה

אמנון מרגלית,

שרשרת האספקה למוצר בנויה מעשרות תהליכים. לכל תהליך מטבעו יש ספק ויש לקוח. מכאן ניתן להבין ששרשרת האספקה כוללת הרבה ספקים, פנימיים וחיצוניים והם עצמם גם משמשים כלקוחות של הארגון או של ספקים אחרים.

כדי לשמור בקפדנות על איכות המוצרים שמגיעים ללקוח הסופי, יש להקפיד על איכות הספקים וזאת באמצעות סיקור, אישור, הסמכה והערכת ספקים. פעילויות אלו מתבצעות באופן שונה במגזרים מגוונים בתעשייה.


נהלי בקרת ספקים תחת חשיבה מבוססת סיכונים

תקן ISO9001:2015 מקדש את תהליך החשיבה מבוססת הסיכונים. חשיבה כזו מחייבת גם קביעת נהלי בקרה על ספקים וההשפעה שיש לבקרה כזו על המוצר הסופי.

ספקים מהווים חלק בלתי נפרד ממחזיקי העניין וככאלה חובה לקחת בחשבון דרישות של הספקים, דרישות מהספקים, התאמות ובדיקות – אם בחצרות הספקים ואם במעמד כניסת מוצרים מהספקים לארגון.

התקן הנ”ל קובע כי על הארגון מוטלת החובה לוודא שמוצרים המגיעים מספקים חיצוניים מתאימים לדרישות שהוצבו להם באמצעות כלי בחינה, או מעקב ומתן מענה לאי התאמות שימצאו.

יש להגדיר במדויק אילו פעילויות מבוצעות בשיתוף או בהכללה של מוצרים המגיעים מספקים חיצוניים, מה רמת הקריטיות של מוצרים אלה, אילו בקרות יש להפעיל על המוצרים ועל הספקים ומה ההשפעה שעלולה להיות על כשלים במוצרי ספקים חיצוניים כחלק מהליך חשיבה מבוססת סיכונים.

ספק הוא שותף אסטרטגי

מעבר לחובות שמטיל תקן זה או אחר הרי שתרבות ארגונית המגדירה את הספקים כשותפים אסטרטגיים תורמת באופן משמעותי לתוצאות העסקיות של הארגון. מה זה אומר? שקיפות, הגינות, שותפות אמת ושיתוף פעולה הדדי.

רק כך יוכל הארגון לקבל מוצר איכותי מהספק, תוך שהספק מבצע בעצמו בקרה ופיקוח על מוצריו, כאשר הוא משתף פעולה במעקב ותוך שקיפות – מגלה את תוצאות הבחינה שהוא מבצע, ותוך שקיפות מקבל ביושר ובהגינות את אי ההתאמות המתגלות בבדיקות הקבלה (אם קיימות) בארגון.

הקשר עם הספקים צריך להיות לטווח רחוק. כך יהיה כדאי לספק להתאים את כלי הייצור ואת המוצרים ספציפיים המתאימים ללקוחות הסופיים של הארגון. יחד עם זאת לא כדאי להתבסס על ספק בלעדי או יחיד שכן תחרות היא בסיס ליעילות, איכות, מלאי זמין ומחירים הוגנים.

מודל חמשת הכוחות של פורטר

פרופסור מייקל פורטר מאוניברסיטת הרווארד פיתח מודל לניתוח עסקי בשם “מודל חמשת הכוחות”. אחד הכוחות במודל זה הוא כוח המיקוח של הספקים. היות והגדרנו כבר את הספק כשותף אסטרטגי, וככזה הארגון בעצם תלוי בו מחד גיסא ומאוים ממנו מאידך גיסא.

כדי לצמצם מאד את התלות והאיום יש להקפיד על סיקור ספקים הוגן והגון, הקפדה על תיקון אי התאמות, חשיפת תוצאות וביצוע מידוד שיתופי (Benchmarking) עם ארגונים דומים.

מה כולל סיקור ספקים

סיקור ספקים יבוצע אחת לתקופה כפי שיקבע הארגון מראש עם הספק. תהליך הסיקור יכלול:

  • ביקור אצל הספק ב”רצפת הייצור”
  • סקירת הסיקור הקודם ודיון בנקודות שעלו בו ונזקקו לטיפול הספק
  • קבלת תוצאות למדידות איכות שמבצע הספק
  • הצגת הטיפול בתלונות לקוח שהעביר אליו הארגון
  • הצגת התעדה לתקנים כפי שדרש ממנו הארגון בחוזה ההתקשרות
  • סקר הנהלה משותף של מנהלי הארגון והנהלת הספק
  • סיכום הסיקור, תיעוד וקביעת נקודות לטיפול לקראת הסיקור הבא.

סיקור ספקים בתעשיות השונות

התעשייה מחולקת למגזרים שונים ולכל אחד מהם יש דרישות שונות מספקיו.

בחוזים הנחתמים עם הספקים השונים חייבת להיות התייחסות והתאמה למגזר התעשייה של הארגון.

בתעשיות המזון – ישנה הקפדה מיוחדת על הספקים לפי תקני בטיחות מזון כמו תקן ISO22000:2018. המהדורה החדשה של תקן זה הרחיבה את ההגדרות כך שהארגון מתייחס לספקיו כחלק מהארגון ועל המוצרים שמספקים ספקים אלו כחלק ממוצרי הארגון. פועל יוצא הוא שמערכת האיכות של ארגון המזון אחראי על איכות מוצרי הספקים.

בתעשיית התעופה והחלל – ידרשו מהספקים להיות מתועדים לתקן As9100. בתקן זה יש נספח מיוחד של דרישות איכות לספקים המגדיר קיום מערכת ניהול איכות, הסמכה של הספק כמעבדה מאושרת, מעקב ביצועים, הודעה על אי התאמות, זיהוי מוצרים, מניעת גופים זרים והגדרת תהליכי אריזה ושינוע, עקיבות מוצרים והגדרת תהליכים מיוחדים (עיבוד שבבי, דבקים, מוצרים כימיים ועוד..)

במגזר הרפואי – יקפידו על התעדת ספקים לתקן ISO13484:2016. ארגון ה FDA האמריקאי (Food and Drug Administration) הכיר בתקן זה כתקן הבסיסי הנדרש לאישור ספק לציוד, מכשור או ייצור תרופות בנוסף לתקנים מחמירים המיוחדים לכל תחום בנפרד. תקן זה כולל בקרות בסביבת העבודה כדי להבטיח את בטיחות המוצר, התמקדות בפעילות ניהול סיכונים ופעילות בקרת תכנון במהלך פיתוח המוצר, דרישות ספציפיות לבדיקה ועקיבות למוצרים הניתנים להשתלה, דרישות ספציפיות לתיעוד ואימות תהליכים למכשור רפואי סטרילי ודרישות ספציפיות לאימות היעילות של פעולות מתקנות ופעילות מניעה.

במגזר הביטחוני – תדרש עמידה בתקנים מיוחדים. מדובר בתקנים מאומצים מתקנים אמריקאים כמו MIL-I-45208  תקן ניהול בחינה בתהליכים ובסופם, MIL-STD-414 תקן בחינה מדגמית, MIL-C-45662 תקן מערכות כיול ותקנים ספציפיים נוספים.

מגזר מערכות המידע – משתמש בהתעדת ספקיו לסדרת התקנים הישראליים 20000 ISO/IEC. מדובר בתקן לניהול השירות בארגון המטפל בטכנולוגיית המידע (IT)

  • חלק 1 – דרישות למערכת ניהול שירות
  • חלק 2 – הנחיות ליישום מערכות לניהול שירות
  • חלק 3 – הנחיות בנושא הגדרת החלות והישימות של התקן
  • חלק 4 – מודל ייחוס תהליכי
  • חלק 5 – דוגמה לתוכנית יישום של תקן זה
  • חלק 6 – דרישות לגופים המספקים שירותי מבדק והתעדה
  • חלק 7 – קווים מנחים ודרישות להתאמת הספקים לתקן ישראלי ISO9001:2015 ולתקן ישראלי ISO27001:2013
  • חלק 8 – קווים מנחים ליישום התקן אצל ספקים קטנים
  • חלק 9 – קווים מנחים ליישום דרישות
  • חלק 10 – מושגים ומונחים

ניהול ספקים הוא תחום במערכת האיכות המשפיע באופן קריטי על איכות המוצר הסופי (כאמור “מוצר” הוא גם שירות או תהליך שמבוצע ע”י ספק).

במסגרת ניהול הספקים מומלץ לפעול בהתאם לתקנים הכלליים השונים דוגמת ISO9001:2015 ובמגזרים ספציפיים יש לצרף פעילות תחת התקנים המיוחדים לכל מגזר ומגזר.

משימות

  • יש לבחון האם פעילות ניהול הספקים מתבצעת בהתאם לתקנים היישימים
  • יש לבחון צמצום עלויות אי איכות בטיפול באי התאמות של מוצרי הספקים השונים
  • יש לזמן ספקים לסקר הנהלה של הארגון ולהשתתף בסקרי הנהלה של הספקים

תגובות

  1. Avatar

    לא ברור לי מה רצית להציג במאמר הזה.
    אם אני עובד לפי 9001:2015 אני מחויב לבצע סקר ספקים לפי סיווג הספק. האם משהו השתנה?

    1. Avatar

      אבי
      מודה לך על קריאת המאמר ועל התגובה.
      למאמרים שנכתבים בבלוג זה יש מטרה להפוך תיאוריה למעשה.
      המאמר בא להדגיש את השוני של התעשיות השונות בכל הנוגע לסקרי ספקים כדי שכל קורא יוכל לבחון האם בתחום שבו הוא עוסק הוא משתמש בתקנים הנכונים לתחום זה. תקן ISO9001:2015 הוא “תקן על” אבל בתחומים שונים, כמו שכתוב במאמר, יש תקנים נוספים שצריך לעבוד לפיהם.
      הרבה בריאות.

  2. Avatar

    יישר כח אמנון, אוסיף או אדגיש, יש לוודא שתהליך הרכש המתחיל ביישום דרישת רכש ע”י גוף התפעול דרך האיכות דרך הקניין ועד הספק חזרה בשליחת אי התאמה, או משוב חיובי… (יושרה הגינות ושקיפות). תהליך זה מורכב מבעלי תפקיד בעלי מטרות לכאורה שונות… החל מגוף הרכש כולל הספק בחינת הקבלה וכו’… על התהליך הזה יש לפקח “וליישר”… ושוב אמנון… המשך לשתף מניסיונך העשיר. חג שמח ולחיים ללא קורונה.

הוספת תגובה