בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

תוכנית הכשרת עובדים: חלק 2 – עיצוב ותכנון ההדרכה

ירון פלח

תוכנית הכשרת עובדים: חלק 2 – עיצוב ותכנון ההדרכה

ירון פלח

סדרה בארבעה חלקים

העקרונות הבסיסיים של תקני ISO 9000 מדגישים את חשיבות הניהול היעיל של המשאב האנושי.
הארגון נדרש לשם כך להקים ולנהל תוכנית הכשרת עובדים יעילה ואפקטיבית.

להלן מדריך מעמיק ליישום תהליך ארבעת השלבים ליצירה והטמעה של תכנית הכשרה כפי שהוגדרה ב-ISO 10015 ניהול איכות – קווים מנחים להדרכה.

ארבעת השלבים המוגדרים בתקן זה הם:

  1. הגדרת צורכי הדרכה
  2. עיצוב ותכנון הדרכה
  3. ביצוע הדרכה
  4. הערכת תוצאות ההדרכה

חלק 2 – עיצוב ותכנון ההדרכה

לאחר הגדרת צרכי ההדרכה, השלב הבא הוא עיצוב ותכנון תכני תכנית ההדרכה.

בשלב זה יש לנקוט בצעדים הבאים:

  • לזהות אילוצים או מגבלות רלוונטיים
  • לפתח את התוכן והחומרים של תוכנית ההדרכה
  • לבחור פורמט הדרכה
  • לקבוע מדדי שביעות רצון למיומנות
  • הקמת תהליך למעקב אחר השלמת ההדרכה.

זיהוי אילוצים ומגבלות

במהלך תהליך הגדרת דרישות המיומנות עבור כל תפקיד, יש לזהות אילוצים או בקרות העשויים להתקיים עבור כל דרישה. אלה יכולים לכלול:

  • דרישות רגולטוריות וחוקיות הקשורות לתהליכים ופעילויות עבודה (תקנות בריאות ובטיחות, תקנות סחר וכו'). ספק שירותי הדרכה מוסמך עשוי להידרש לספק הדרכה או הסמכה עבור פעילויות עבודה מסוימות.
  • דרישות המדיניות הארגונית (כלומר, קוד התנהגות, מדריך לעובדים וכו').
  • שיקולים ומגבלות פיננסיים או תקציביים החלים על מימון תכנית ההכשרה של הארגון.
  • דרישות תזמון ולוחות זמנים:
    • זמינות, יכולת ומוטיבציה של העובדים שיקבלו הכשרה.
    • זמינות משאבים (הן מספקי הדרכה פנימיים והן חיצוניים) לביצוע הדרכה.
    • דחיפות להשלמת ההכשרה (כלומר, הכשרה הקשורה לבריאות ובטיחות העובדים ולעילת פיטורין היא ככל הנראה דחופה יותר מחלק מההכשרה של פעילות משימת הייצור).

יש להתייחס לכל אחד מהאילוצים שזוהו, בעת פיתוח התוכן של תכנית ההדרכה ובבחירת כלי הדרכה או שיטת העברת תוכן תכנית ההדרכה.

פיתוח תוכן לתוכנית ההדרכה

בעת פיתוח תוכן, התחילו בהגדרת יעד הלמידה לכל תוכנית. היעד יהפוך לבסיס התוכנית, ויכלול:

  • המאפיינים של קבוצת החניכים או תפקידם של החניכים (כלומר, עובדי שירות לקוחות)
  • התפקיד או המיומנות שתכנית ההדרכה נועדה עבורו (כלומר, עבור עובדי שירות לקוחות זה עשוי להיות לספק הסברים מפורטים על מוצרים ושירותים ללקוחות, להאזין ולטפל בתלונות לקוחות וכו')
  • נהלים ותהליכים שעל החניך לבצע כדי להשלים בהצלחה את התפקיד או המיומנות
  • רשימה של הפעילויות שהחניכים צריכים להיות מסוגלים לבצע בסיום ההדרכה.

ככל שאתם מתקדמים ביצירת תוכן עבור כל תוכנית, ודאו שהתוכן ממשיך להתייחס ישירות ליעד הלמידה הבסיסי שנקבע.

מספר המלצות נוספות:

  • כדאי לכלול סימולציה ותרגול מעשי במידת האפשר
  • להדרכה בהנחיית מדריך, אפשרו לחניכים הזדמנויות לשוחח עם המדריך וליצור איתו אינטראקציה
  • עבור תוכניות הכשרה עם תוכן ארוך, חלקו את החומרים למקטעים קטנים יותר והציעו מספר מפגשי הדרכה
  • נסו לשלב סיפורים או תרחישים מוכרים

אם ההכשרה כוללת מרכיב המבוסס על מיומנויות במהלך העבודה, יש לוודא שאתם יודעים בדיוק מה העובדים צריכים לעשות. הגדירו זאת מראש בזמן יצירת יעדי הלמידה. לעולם אין להשאיר הגדרה זו לא ברורה או מעורפלת.

בחרו פורמט הדרכה

הקריטריונים שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת פורמט להעברת הדרכה יכולים לכלול:

  • אילוצים ומגבלות שזוהו בעבר
    • בחירת ספק הדרכה (ייתכן שהתקנות יחייבו מתן הכשרה על ידי ספק הדרכה מוסמך או לפני שעובד יבצע פעילות עבודה)
    • עיתוי \ דחיפות של הצורך להשלים הכשרה (כלומר, השלמת הכשרה הקשורה לבריאות ובטיחות העובדים, קוד התנהגות, עילת פיטורים וכו', סביר להניח שתהיה דחופה יותר מצורכי הכשרה תהליכיים אחרים)
  • נפח התוכן של תכנית ההכשרה (כלומר, הכשרה ראשונית להיערכות לחירום עשויה להיות מפורטת יותר מאשר הכשרת רענון שנתית)
  • משך ההכשרה (מפגש בודד, מספר מפגשים ורצף וכו')
  • זמינות משאבים (לוחות זמנים הן לחניכים והן לספקי הדרכה)
  • מאפייני קבוצת החניכים – שאלו את הדברים הבאים:
    • האם החניכים נינוחים יותר עם הדרכה מבוססת מחשב או בהנחיית מדריך?
    • האם מתכונת למידה בקצב עצמי תתאים או שחלק מהחניכים יתקשו להשלים את ההכשרה בזמן במתכונת זו?
    • האם ישנם הבדלים תרבותיים או פערי שפה העשויים להשפיע (לשקול את הצורך להכין \ להעביר תוכן הדרכה במספר שפות)?
    • האם החניכים ילמדו טוב יותר מקריאה, הקשבה או תרגול מעשי?
    • שקלו פורמט הדרכה המשלב שיטות שונות כדי להגיע לקהל רחב יותר

עבור תוכן הדרכה שפותח פנים-ארגונית, ישנן מספר אפשרויות הצגה:

  • Microsoft Word ו- Excel ליצירת חומרים והערכות מודפסות
  • Microsoft PowerPoint עבור תוכן הדרכה בהנחיית מדריך
  • תרשימים מודפסים, גרפיקה למצגות חזותיות במהלך ההדרכה
  • מצגות הדרכה בווידאו (סרטונים מקוונים בחינם או מצגות שניתן לרכוש למגוון נושאים).

בהתאם לגודל הארגון ולתקציבו, קיים גם מגוון של מערכות לניהול למידה (LMS) וכלים לניהול פרויקטים שניתן לרכוש. רבים מהכלים הללו ידרשו גם הכשרה מיוחדת לשימוש ביישומים ואף עשויים לדרוש מומחי\מעצבי הדרכה.


מגוון הכלים הזמינים מאפשר לכם להיות יצירתיים. ניתן לשלב ולהתאים את הכלים לפי הצורך כדי שיתאימו בצורה הטובה ביותר לקבוצת החניכים. כאשר בוחרים מבין אפשרויות אלו, יש לשקול שוב את מטרת הלמידה כדי לוודא שהמטרה נשארת בראש סדר העדיפויות.

יצירת חומר לקורס הינו תהליך שיתופי. שלבו בתהליך מדריכים, מומחי נושא, מפקחים, מנהלים וחניכים.

קבעו מדדי שביעות רצון לכשירות \ מיומנות

על מנת שתכנית הכשרה תהיה אפקטיבית, חיוני שלארגון יהיה אמצעי לוודא שכל היעדים של ההכשרה לטווח קצר מתקיימים. בנוסף לפיתוח תכני התכנית, המתמקדים ביעדי ההכשרה, הערכת ביצועי החניך לאחר ההכשרה חייבת גם היא להיות ממוקדת באותם יעדים. ניתן להשלים תהליך זה באמצעות מגוון טכניקות הערכה:

  • ציון מבחן
  • התבוננות בביצועים של החניך
  • איסוף וניטור של מדדי ביצועים (כלומר, מעקב שגיאות) או ההשפעה בפועל על הפעולות (כלומר, מעקב אחר אי התאמה).

בנוסף לאספקת אמצעים לבדיקת מיומנות, יש להשתמש במדדים אלה גם במהלך תהליך הערכת תכנית ההדרכה הכוללת (שנדון עוד בחלק 4 – הערכת תוצאת ההכשרה).

קביעת תהליך למעקב אחר השלמת ההכשרה

זה הכרחי להקים תהליך לניטור ומעקב אחר שביעות הרצון מהמיומנות של כל עובד והשלמת ההכשרה בזמן שהוקצתה לה. תהליך זה יכול להיות מתועד באמצעות LMS (מערכת ניהול למידה או תוכנה) או רישומים כתובים פרטניים לכל עובד.

הרישומים צריכים לציין:

  • שם העובד
  • תפקיד העובד
  • רשימה של דרישות המיומנות וההכשרה בהתאמה (בהתבסס על אלו שכבר הוגדרו במטריצה)
  • תאריכי סיום או תאריכים מתוכננים לקיום הכשרה
  • לוחות זמנים נוספים של כל הכשרה חוזרת או רענון שעשויה לבוא בעקבות ההכשרה הראשונית.
[ראה דוגמא למטה]

יש לבצע רישום המוודא את שביעות הרצון של כל דרישת מיומנות \ כשירות כאשר הדרישה מתקיימת. ניתן לבצע אימות על סמך:

  • הכרה בכך שלעובד יש את המיומנות, הניסיון, הכישורים או ההסמכה הדרושים כדי לעמוד בדרישת מיומנות לתפקיד ספציפי בעת ההשמה
  • השלמת הכשרה הנערכת באופן פנימי
  • השלמת הכשרה או הסמכה שבוצעו על ידי ספק הדרכה חיצוני (ספק ההדרכה צריך לספק תיעוד המעיד על סיום מוצלח) ו\או באמצעות תוכניות חניכה או הכשרה בעבודה

הסדרה ממשיכה עם:

חלק 3 – ביצוע הדרכה

הוספת תגובה