בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

תוכנית הכשרת עובדים: חלק 3 – ביצוע הדרכה

ירון פלח

תוכנית הכשרת עובדים: חלק 3 – ביצוע הדרכה

ירון פלח

סדרה בארבעה חלקים

העקרונות הבסיסיים של תקני ISO 9000 מדגישים את החשיבות של ניהול יעיל של המשאב האנושי.
זה כולל את הצורך להקים ולנהל תוכנית הכשרת עובדים יעילה ובת קיימא.

להלן מדריך מעמיק ליישום תהליך ארבעת השלבים ליצירה והטמעה של תכנית הכשרה כפי שהוגדרה ב-ISO 10015 ניהול איכות – קווים מנחים להדרכה.

ארבעת השלבים המוגדרים בתקן זה הם:

  1. הגדרת צורכי הדרכה
  2. עיצוב ותכנון הדרכה
  3. ביצוע הדרכה
  4. הערכת תוצאות ההדרכה

חלק 3 – ביצוע הדרכה

לאחר סיום תהליך התכנון נעבור לשלב הכשרת החניכים.

יש לבצע את השלבים הבאים:

  • לשקול ולספק כל תמיכה ארגונית נוספת הדרושה
  • לתזמן הדרכה
  • לעקוב אחר ההתקדמות

מתן תמיכה ארגונית

זה קריטי שארגון יכיר בצורך לספק לא רק משאבים לביצוע הדרכה אלא כל תמיכה אחרת שנדרשת כדי שתוכנית ההכשרה תצליח.

  • תמיכה טרום אימון
    יש לוודא שגם מבצע ההדרכה וגם המודרך מבינים את הרלוונטיות של ההדרכה. שניהם חייבים להבין את מטרת תוכנית ההדרכה ואת הפערים שההדרכה נועדה לסגור.
  • תמיכה בהדרכה
    יש לספק כלים נוספים, ציוד, תיעוד, תוכנה או התאמות שעשויים להפוך את תוכנית ההדרכה למוצלחת יותר. יש שקול הזדמנויות במהלך ההדרכה עבור המודרך שיוכל ליישם ישירות את המיומנות או היכולות שנמצאות במוקד תוכנית ההדרכה. יש לוודא קשר אינטראקטיבי בין המדריך למודרך.

  • תמיכה בסיום ההדרכה
    יש לבקש משוב הן מהמדריך והן מהמודרך לאחר ההדרכה ולשתף מידע זה עם מנהלים ואנשי צוות המעורבים בתהליך ההדרכה.

תזמון הדרכה

יש להודיע ​​מוקדם ככל האפשר לעובדים הנדרשים להשתתף בהדרכה. הודעה מוקדמת זו חשובה כדי לתת לעובדים מספיק זמן להתאים את לוחות הזמנים שלהם ולהשלים כל הכנה מוקדמת שההדרכה דורשת.
בנוסף לידוע העובדים על מועדי ההדרכה המתוכננים מוקדם ככל האפשר, יש לנקוט כמה צעדים נוספים בעת תזמון הדרכה, בין אם היא באמצעות ספקי שירותי הדרכה חיצוניים ובין אם מדוברבתוכניות הדרכה המועברות באופן פנימי.

  • ספקי שירותי הדרכה חיצוניים
    לפני אישור ותזמון הדרכה עם ספק שירותי הדרכה חיצוני, יש לבחון מקרוב כל ספק. הבדיקה צריכה לכלול סקירה של המידע הכתוב הקיים על הספק (מידע שיווקי וכדומה) וכל תיעוד אחר הדרוש כדי לוודא שהספק עומד בציפיות.

    אם תוכנית ההדרכה מחייבת לספק הדרכה על ידי אדם או ארגון מוסמך , חיוני שההסמכה הנדרשת תאומת. ואם יש כוונה היא להשתמש בספק הדרכה באופן שוטף, יש לבצע אימות שוב במרווחי זמן קבועים כדי להבטיח שההסמכה תישאר בתוקף.

    בנוסף, יש לסכם ולתעד את הסיכום עם ספק ההדרכה בנושא מטרת ההדרכה ועיתוי השלמת ההדרכה.
  • תכניות הכשרה המועברות באופן פנימי
    להכשרה המועברת באופן פנימי, חשוב לוודא שגם המנהלים של המודרכים מיודעים בזמני ההרכה, כמו גם המודרכים. נושאים אחרים שיש להתייחס אליהם בעת תזמון הדרכה כוללים:
    • שמירת חדרים או מקום הדרוש להדרכה
    • נעשות הכנות כדי להבטיח נוחות (כגון טמפרטורת החדר, תאורה, הגדרת שולחן וכיסא)
    • עזרים חזותיים מוכנים בזמן להדרכה
    • כל הציוד הדרוש (חוברות, פריטים שישמשו בהדרכה מעשית וכו') נרכש בזמן כדי שיהיה זמין בעת ​​העברת ההדרכה.

      התארגנות עם הסידורים והפרטים הללו מראש תעזור להבטיח שההדרכה תועבר בצורה חלקה ככל האפשר.
  • מתן הדרכה פנימית עם LMS
    כאשר משתמשים ב-LMS להעברת הדרכה, מומלץ שההדרכה תתוזמן תחילה עם קבוצה קטנה של עובדים או צוות אחד ולעבוד על תוכנית ההדרכה עם צוות זה לפני השקת התוכנית לקבוצה הגדולה יותר. זה מאפשר הזדמנות לעקוב אחר ההתקדמות של הקבוצה בזמן שהיא עובדת בתוכנית ולבקש משוב. ניתן לתקן כל בעיה שתזוהה או לבצע התאמות בתוכנית שיסייעו למודרכים לעבוד על התוכן ביתר קלות לפני שיפרסמו אותו לקבוצה הרחבה יותר.

מעקב אחר התקדמות

כפי שצוין קודם לכן, יש לקבוע תהליך לניטור ומעקב אחר השלמת דרישות הכשירות של כל עובד בזמן של ההכשרה כאשר מתוכננת הכשרה, יש להזין למערכת זו את מועד ההכשרה שצפוי להסתיים על ידי כל עובד. יש לעקוב אחר ההתקדמות של כל עובד לקראת עמידה בדרישות הכשירות וסגירת פערי הכשרה.

  • התראות
    שימוש במערכת הודעות ותזכורות כדי לקדם את ההשלמה של דרישות ההדרכה. זו יכולה להיות סדרה של התראות על אירועי לוח שנה, מיילים שנוצרו באופן ידני או באמצעות מערכת התראות LMS. LMS יכול למכן הרבה מהעבודה הידנית והפקידותית הכרוכה בתזמון הדרכה והודעות.
    ההודעות צריכות לציין את סוג ההדרכה המתוכננת, תאריך סיום צפוי והנחיות לעובדים לתזמן מחדש את ההדרכה במידת הצורך.
  • הסלמות
    בעת פיתוח מערכת ההתראות, יש לשקול אמצעי להסלמה של ההתראות כאשר יש תגובה איטית או שאין תגובה מהמודרכים. זה יכול להיות בצורת cc: על הודעת התזכורת למנהל של המודרך או/ו למנהל כוח אדם. הסלמה של הודעות מצריכה את ההנהלה לעבוד עם העובדים ולסייע להם לעמוד ביעדי תוכנית ההדרכה של הארגון.
  • תפוגה / חידוש / אימון רענון
    עבור הכשרות והסמכות שפג תוקפן (כגון עזרה ראשונה, מפעילי משאיות תעשייתיות ממונעות וכו'), יש להזין את תאריכי החידוש בלוח ההדרכה עם סיום ההדרכה. עבור כל הדרכה שנדרש לערוך מדי שנה על פי תקנות או על פי מדיניות הארגון (כלומר היערכות לשעת חירום, קוד התנהגות וכו'), יש להזין ללוח הזמנים גם תאריכי רענון ההדרכה.

לאחר מכן ניתן לעקוב אחר תכניות חידוש / רענון אלו ולבצע הודעות / הסלמות באמצעות התהליכים שכבר נקבעו כחלק מתהליך התזמון של הארגון.

הסדרה ממשיכה עם: חלק 4 – הערכת תוצאות ההדרכה

הוספת תגובה