בלוג. מאמרים, טיפים מקצועיים ועדכוני רגולציה בתחומי הנהלים וניהול המסמכים.

ניהול הנהלים בעידן העבודה מרחוק

ירון פלח

ניהול הנהלים בעידן העבודה מרחוק

ירון פלח

מקרא: ניהול נהלים במהלך עבודה מרחוק לא חייב להיות כאב ראש.


הקורונה ממשיכה להפתיע. בדיוק כשחשבנו שהיא הופכת למחלה אנדמית, הופיעה פתאום וריאנט האומיקרון שמדביק יותר מהדלתא. עבור ארגונים רבים, שכבר הסתגלו ל"נורמלי החדש" של עידן הפוסט קורונה, ההתאמות הזמניות שהוחלו לאחר תום הגל הראשון – הפכו לקבועות.

תשע מתוך עשר חברות ברחבי העולם כבר התחילו לאמץ משטר עבודה היברידי.


איך משפרים את העבודה מרחוק?

חברה שמחליטה לשלוח את עובדיה הביתה מוותרת למעשה על השליטה במתחמי העבודה שלה. בעוד עובד משרד נמצא במתחם הארגוני, כשעובדים מהבית רק זום מונע מאתנו לעבוד בפיג'מה.

גמישות זו זוכה להערכה על ידי העובדים, אך ארגונים חייבים להבטיח – מרחוק, עמידה בנהלים. זו אינה משימה פשוטה. עבודה לפי הנהלים ואכיפתם במהלך עבודה מרחוק יכולה להיות כאב ראש הן לעובדים והן למנהלים.

לפיכך, כאשר מאמצים מדיניות עבודה מרחוק, יש לקחת בחשבון סט של משתנים, והחשוב ביותר עשוי להיות הסיכון לבלבול. אם את\ה מנהל\ת משאבי אנוש, עליך לוודא שהעובדים שלך מודעים למדיניות הקיימת בתוך החברה ולוודא שכולם מבינים שלמרות שהם רחוקים מהשולחן – חלק מהנהלים נשארים ללא שינוי ובתוקף.

מקרא: חברות ברחבי העולם שולחות את עובדיהן הביתה שוב, עקב העלייה האחרונה במקרי Covid-19 שהביאה Omicron.


רצוי לנתח את ערוצי התקשורת השונים הקיימים בחברה. חשיבות הניתוח עולה לאין שיעור בהתאמה לגודל החברה וכוח האדם שלה – ארגונים גדולים יותר עשויים להיות מופתעים לגלות שיש ערוץ תקשורת שונה לכל מחלקה.

על מנת לצמצם סיכון זה, מומלץ על יצירת נקודת קשר יחידה. פורטל אחד לאיסוף נהלים שונים יכול להיות פתרון קל ויעיל, במיוחד אם הוא בנוי היטב ומציע פונקציית חיפוש. באופן זה, עובד שיש לו שאלה ספציפית יכול למצוא את התשובה בקלות במאגר הנהלים, בין אם בתחום מסוים ובין אם במחלקה כולה. אפשרות נוספת הינה יצירת קו תמיכה פנימי למענה על שאלות.

עבודה מרחוק טומנת בחובה אתגרים קריטיים כמו אבטחת סייבר. כאשר עובדים מהבית, הפיתוי עשוי להיות גדול יותר לעקוף אמצעי אבטחה מסוימים. יש לוודא שכולם יודעים בדיוק מה לעשות כדי למנוע סיכונים מיותרים.


ביצוע הערכת מצב

רצוי לקדם סקר פנימי כדי לאמוד את הידע של העובדים בנהלים הקיימים. שאלות כמו "האם אני יכול\ה לעבוד בלי VPN?" או "למי עלי לפנות אם אני מוצא\ת בעיה?" הסקר יכול לעזור לך להבין היכן טמונים הקשיים העיקריים. דרך נוספת היא להפגיש את העובדים עם תרחישים שונים, ולהבין מה הם היו עושים אילו היו מתמודדים עם אותם מצבים.

התשובות שתתקבלנה הינן מידע רב ערך. בעזרתן תוכלו להנחות קמפיין פנימי לקידום שיטות עבודה וידע טובים יותר – אם מתברר לב שמספר לא מבוטל של עובדים אינו יודע מה לעשות או איך לנהוג בהקשר נתון, קל יותר להחליט באילו פעולות לנקוט כדי להתגבר על הפגיעות.

בהתחשב בעובדה שלכל חברה יש את הייחודיות שלה, בהתאם למגזר העסקי והכלכלי, נהלי עבודה מרחוק חייבים תמיד לשקול סדרה של נקודות חיוניות.

במהלך החודשים הקרובים של עבודה מרחוק, אלו הן כמה שאלות נפוצות שנשאלות על ידי עובדים, שרצוי להבהיר:

● באיזו שעה ביום אני מחויב להיות זמין?

● האם אני יכול לעבוד מרחוק מכל מקום, או שאני צריך להיות זמין כדי להגיע למשרד בכל זמן נתון?

● האם עלי לעבוד מהבית כל יום או רק כמה ימים בשבוע?

● אילו משאבים החברה מעמידה לרשותי לעבודה מרחוק?

● האם לצפות לפיצוי נוסף על הוצאות העבודה מהבית, כגון חשמל ואינטרנט?

● אם אני הולך למשרד, האם יש מקומות ישיבה קבועים?

● איזה ציוד מגן עלי ללבוש בימים שאני הולך למשרד?

● האם עלי ללבוש מסיכה כל הזמן או רק באזורים משותפים?

● האם אוכל לאכול ארוחת צהריים בחדר האוכל של החברה?

● אילו זכויות וחובות משפטיות יש לי בזמן עבודה מרחוק?

● אם אני צריך ללכת למשרד, האם עלי לדווח על כך?

● האם חיסון נגד קוביד-19 חובה?

● מה לעשות אם הילדים שלי חולים או בבידוד בגלל נגיף הקורונה?

● האם עלי לספר לחברה אם נדבקתי?

● אילו צעדים נוספים עלי לנקוט כדי להבטיח שאספק את אותה איכות כאילו אני עובד במשרד?


בנוסף, עליך לזכור שעובדים יכולים להיות תחת לחץ ממגוון סיבות. החודשים הראשונים של המגיפה הראו שעבודה מרחוק יכולה להיות נפלאה עבור חלק וסיוט עבור אחרים, במיוחד אלה עם ילדים.

ולמרות שחיוני להבטיח שהעובדים יצייתו לנהלי הארגון, רצוי לא לשכוח שעובד מאושר הוא עובד פרודוקטיבי יותר.


מקרא: לעולם אל תשכח: אושר מייצר פרודוקטיביות.

עליכם לפתח אסטרטגיות כדי להבטיח שאתם מודעים לכל בעיה שהעובדים שלכם עלולים להתמודד איתה – ולהיות גמישים. במידת האפשר. קדמו יוזמות המאפשרות לעובדים להירגע, שכן כאשר עובדים מהבית, המשימות מתגברות כדי למלא את כל הזמן הפנוי. חוסן ובריאות נפשית הינם נושאים קריטיים.


כלל אצבע טוב הוא לחשוב מה היה הגיוני עבורך אם לא היית חלק ממרכז ההחלטה.

נגיף הקורונה לא חייב להיות רק משבר, כי דווקא בזמן משבר מתעוררות ההזדמנויות הגדולות ביותר. מנקודת מבט של ניהול נהלים, זו יכולה להיות ההזדמנות לשים מעט שמן במנוע ולהבין טוב יותר את צרכי הארגון שלך. ארגונים יכולים, וצריכים, לצאת מהמגיפה חזקים יותר.

הוספת תגובה