פרופיל ארגון
אשדוד הינה מהערים המפותחות והמתקדמות בישראל ומונה למעלה מ-250,000 תושבים – העיר החמישית בגודלה. יחידת הנהלים בעירייה הוקמה בשנת 2006. היחידה החלה את דרכה ללא נהלים כלל, וכיום מונה כ-180 נהלים והנחיות עבודה.
הצורך העסקי
נהלי העירייה ונספחיהם היו מנוהלים בתיקיות ברשת המחשוב הפנימית של העירייה, ולא בתוכנה לניהול נהלים. מה שגרם לנהלים להיות לא נגישים לכלל העובדים. בשלב מסוים נעשה ניסיון להשתמש במערכת SharePoint למטרה זו, ללא הצלחה מרובה. תמר, מנהלת היחידה, מתארת את המצב שלפני: "הליך העבודה בתחילת ההקמה נעשה באופן ידני, כלומר: כל נוהל שנכתב ועבר לסבב הערות, נערך והודפס ונשלח לסבב חתימות ידניות בקרב הבכירים בעירייה.
בנוסף לכך, לא ניתן היה לבצע הליך אישורי קריאה לנוהל – הליך חיוני שנתבקשנו לבצע ע"י דרישת מנכ"ל העירייה, כיוון שמשמעות בקשתו היתה: להעביר כל נוהל לחתימת כל העובדים שקראו את הנוהל ומבינים את תכולתו."
זוהו מספר צרכים עיקריים לתוכנת הנהלים:
- מעקב ובקרה ממוחשבים על תהליכי עדכון נהלים, אישור ורענון תקופתי
- תהליכי אישור נהלים היו מתבצעים ידנית. מנהלת האיכות היתה מדפיסה נוהל לחתימה, ומעבירה את הנוהל פיסית לגורמים המאשרים. התהליך היה ארוך ובזבזני מבחינת משאבים. מכיוון שאישור נהלים לא נתפס כדחוף, תהליכים היו נתקעים.
- הפצת והטמעת הידע הטמון בנהלים לעובדי הארגון – עובדים לא קוראים נהלים. תיקיות הרשת היו זמינות לכל עובדי הארגון, אך לא היו נגישות, ולא היו כלים לבקרה והבנת הנהלים.
הפתרון
העירייה בחרה את Flow DMS כפתרון תוכנה לניהול נהלים, וכמענה לכל הצרכים שלעיל. התוכנה הוטמעה במהלך שנת 2015 ועובדת בהצלחה מאז. כל עובדי העירייה, כ-1200 במספר, משתמשים בתוכנה. בנוסף, הוגדרו מספר חברות שירותים עירוניים חיצוניות אשר עובדות בשיתוף פעולה עם העירייה, אשר קיבלו הרשאות מוגבלות לתוכנת הנהלים, לצפייה בנהלים הרלוונטיים אליהם בלבד. סבבי האישורים על נהלים ומהדורות חדשות הותאמו לתהליכים שנקבעו בעירייה עבור כל מינהל.
תמר, מנהלת האיכות בעירייה מציינת מספר נקודות חשובות שגורמים לעבודתה להתנהל בצורה טובה יותר לאין שיעור מהמצב הקודם: "מאז שהתחלנו לעבוד בתוכנת-Flow אנחנו רואים מה קורה. פתאום יש לנו עיניים לראות מי קרא ומי לא, מהם הנושאים שדורשים רענון, וגם… כל נושא סבבי החתימות… אני לא צריכה לרוץ אחרי אנשים שיחתמו. בעבר היה קורה לי שנוהל היה מונח על שולחנו של מנהל לחתימה והיה מתעכב. עכשיו הכל בתוכנה"
יתרונות Flow DMS כפתרון תוכנת נהלים בעיריית אשדוד
- תהליכים מובנים לעדכון ואישור מסמכים מבוקרים – כל סבבי האישורים לנוהל מנוהלים ומתועדים בתוכנה. בקשה לאישור נוהל עוברת דרך המיילים, והאישור מתבצע בצורה ממחושבת. מנהל המערכת יכול לדעת בכל רגע מה מצב סבב האישורים, לשלוח תזכורות ולקדם נושאים שחשובים ודחופים לו.
- גישה נוחה ומהירה מכל מקום – התוכנה עובדת בענן לפי הרשאות גישה. ניתן לספק גישה לעבודה מהבית ומכל אתר בעולם, או לחסום לפי אתרי העיריה. התוכנה עומדת בסטנדרטים מחמירים של אבטחת מידע ואף עובדת כיום בחברות בטחונית.
- מנוע חיפוש מתקדם – מקל על הנגשת הנהלים לכלל העובדים. המנוע תומך במילים נרדפות, שגיאות כתיב, הטיות בעברית, וכו'
- בקרה על קריאת נהלים ע"י עובדי העיריה והפקת דוחות תקופתיים לפי מחלקות
- מבחני ידע – ניתן לצרף מבחנים לנוהל או ליצור מבחן עצמאי
- קישורים בין הנוהל לנספחיו
- ניהול מהדורות אוטומטי
- הרשאות צפייה לפי פונקציה בארגון ויחידות ארגוניות